Как исправить косяк (касса)

[бухгалтер РА]

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Подскажите, пожалуйста , как бы Вы выпутались из следующей дурацкой ситуации:

Фирма заключила договор с оператором сотовой связи. В течение всего 2008 года оплата услуг производилась как по безналичному расчету ,так и наличными средствами (клал на счет учредитель).
Но проблема в том, что ни одного чека нет. из первичных документов - только счета-фактуры и акты, в которых указаны в числе платежных документов также и чеки (которые утеряны). Кассовая книга не велась. Хозяева этим вопросом не обременялись вовсе , как и фирма ,которая вела их бух.учет Кроме того, остатки по 60 счету не идут именно из-за этих наличных платежей, которые нужно как то оформить... в акт сверки товарищи занесли эти чеки также.

Мы с главным бухгалтером увидели два варианта :
1) в конце года сделать один авансовый отчет на всю сумму вносимых за год наличных платежей. При этом делаем проводку (не знаю можно ли такую вообще делать) Д60К71
Далее составляем справку о том ,что за неимением кассовых документов, сумму по этому отчету выплатить сотруднику не имеем права, и делаем проводку Д71К91.01.
Таким образом остатки по 60 счету идут, кассовую книгу оформлять не нужно, и сумма «подаренных» учредителем денег попадает в строку «внереализационные доходы»

2) За каждое число , когда была оплата телефона наличными средствами, заполнить кассовую книгу со следующими проводками
Д50К73 –поступило от.... на хоз.расходы
Д71К50 выдано ... под отчет на хоз.расходы

Но тогда получается, что сотрудник не смог предоставить подтверждающие документы к авансовому отчету и эта сумма является его доходом (с которой нужно удержать НДФЛ и даже может ЕСН и взносы).

В другой стороны тот займ, который он как бы предоставил фирме, опять же нужно ему вернуть.

Вообщем с какой стороны не глянь- плохо получается.
Может кто-то свежим взглядом увидит выход?

Заранее спасибо за все мнения

[Tortilla]

а бы оформила авасновый отчет
Дт 60 Кт 71
Дт 71 Кт 50
а сами расходы
Дт 91(непринимаемые по прибыли) Кт 60

[Laikalasse]

бухгалтер РА, Tortilla, к сожалению, нет в инструкции к плану счетов проводки Дт 60 и Кт 71...

Может, использовать второй вариант. Как-то он представляется более правильным.

[Tortilla]

бухгалтер РА, Tortilla, к сожалению, нет в инструкции к плану счетов проводки Дт 60 и Кт 71...

да вы что? и что теперь - вы считаете это достаточным основанием для того, чтобы раз и навсегда искоренить скверну расчетов с поставщиками через подотчетных лиц?
У меня в рабочем плане счетов такая проводка есть....

[бухгалтер РА]

Да, вариант нравится, конечно. Но, Д71К50 нужно делать на основании расходного ордера. А какое право мы имеем выплатить подотчетному лицу эти деньги, если он ни одного чека не предоставил ? Вот что смущает.

[Аноним]

Отразит как доход через 91 счет по акту сверки и...........начислить налог на прибыль, чтобы не повадно было.

[бухгалтер РА]

Ох, кажется самый простой метод ! Спасибо огромное

[Январь]

А какое право мы имеем выплатить подотчетному лицу эти деньги, если он ни одного чека не предоставил ?

Напишет он слезное письмо "потерял все чеки, простите". Поставщик факт оплаты подтверждает, значит была она. Расходы принимаются на основании актов, в них, я так поняла суммы все отражены.
Ну и человеку можно деньги выдать, и наказать впредь чеки не терять

[бухгалтер РА]

И так можно тоже ... Спасибо)

[Rain8]

Подниму тему.
У нас ситуация аналогична описанной в теме. Я данные расходы провела через один а/о числом получения актов сверок.
Закрывали квартал и аудитор сказала, что по актам сверок не видно кто оплатил и поэтому через а/о нельзя. А надо провести как безвозмездно подаренные доходы неизвестными на основании актов сверки.
Я ничего не стала менять, а теперь засомневалась, правильно ли я сделала???

[Январь]

по актам сверок не видно кто оплатил

Для этого и нужно к отчету приложить

слезное письмо "потерял все чеки, простите".

[Rain8]

письмо к отчету тоже приложено - о чем я аудитору и сказала, на что получила ответ: "акты сверок не являются документом оплаты"
То есть ее версия такова, что какое-то лицо внесло деньги на лицевые счета, и таким образом подарило компании. Следовательно мы это должны учесть как доходы. Можно ли эту версию опровергнуть?

[Январь]

акты сверок не являются документом оплаты

В этом она, безусловно права. Только из этого утверждения вовсе не следует, что

какое-то лицо внесло деньги на лицевые счета, и таким образом подарило компании

Лицо это во всем добровольно созналось, и более того, денег попросило ему вернуть. Где ж тут доход?

[Rain8]

Спасибо Январь за внимание!

Доход, видимо имеется виду у компании, а деньги у директора и так в подотчете были - я их оттуда просто списала.
А у Вас опыт проверок был с обнаружением данного факта? Если все прошло нормально, то и голову ломать не стоит.
Не понимаю только одного в случае крайней необходимости нельзя за сотовый заплатить за счет денег компании-своих собственных! Потом доказывай, что деньги твои и т.п.

[Аноним]

Не понимаю только одного в случае крайней необходимости нельзя за сотовый заплатить за счет денег компании-своих собственных! Потом доказывай, что деньги твои и т.п.

как раз это деньги компании а не свои собственные - поэтому нельзя