Расходы по авансовым отчетам

[leont_11]

Здравствуйте уважаемые клерки. Я тут новенькая, у меня такой вопрос: может ли ТСЖ выдавать деньги под отчет на расходы по тех.эксплуатации ? У нас ТСЖ управляет домом и заключен договор с обслуживающей организацией, которая проводит техобслуживание дома, предоставляет дворников, уборщиков , сантехников и электриков. В смете заложены дополнительные расходы на техобслуживание и закупка материалов. Деньги выдаются управляющему, затем он передает их гл.инженеру, который и производит закупку. Затем приносит чеки бух-ру и пишет акт проведенный работ.
Юристы сказали, что все это не правильно.
А как правильно?

[room111]

Правильно так: деньги под отчет могут выдаваться только сотрудникам организации. Сотрудник тратит деньги, предоставляет в бухгалтерию подтверждающие док-ты и подписывает авансовый отчет.

[Над.К]

Правильно так: деньги под отчет могут выдаваться только сотрудникам организации.

Нет такого ни в одном нормативном документе.

Деньги выдаются управляющему, затем он передает их гл.инженеру,

А вот передача подтчета другому лицу прямо запрещена порядком кассовых операций.

и пишет акт проведенный работ.

Каких именно работ? И кто пишет авансовый отчет и что указывает в этом отчете?

[leont_11]

Главный инженер пишет акт о том, какие работы былы проведены, (ремонт парковки, ремонт туалета в холе 4 подъезда, осушение приямков и тд и тп.) Далее врилагает чеки и просит выдать деньги в сумме. Деньги получает управляющий, штатный сотрудник ТСЖ на окладе, отчет от него же , акты за подписью гл.буха. управляющего и гл.инженера.

[room111]

Нет такого ни в одном нормативном документе

А я даже не знал... Но если лезть в бюрократию тогда надо делать так:

"Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
– наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:
-круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
-размеры подотчетных средств;
-сроки их возврата или отчета об израсходовании;
– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому."

[room111]

Главный инженер пишет акт о том, какие работы былы проведены, (ремонт парковки, ремонт туалета в холе 4 подъезда, осушение приямков и тд и тп.) Далее врилагает чеки и просит выдать деньги в сумме. Деньги получает управляющий, штатный сотрудник ТСЖ на окладе, отчет от него же , акты за подписью гл.буха. управляющего и гл.инженера.

А авансовый отчет в этой схеме фигурирует? Если да то все нормально на мой взгляд.

[Над.К]

Далее врилагает чеки и просит выдать деньги в сумме.

Подождите, Вы же уже выдали ему подотчет?
кстати, это чей управляющий и чей главный инженер? ТСЖ или обслуживающей организации? Если они работники ТСЖ, то причем тут обслуживающая организация? И кто в результате проводит работу? И кто и как эту саму работу оплачивает?

[leont_11]

Естественно, авансовый отчет сопровождается актом подписанным гл. инженером. Гл.инженер сотрудник обсл.организ. и наши юристы говорят, что оформлены ав.отч не корректно, типа нужно что бы акт был предоставлен обсл.организацией, но тогда ТСЖ не будет иметь у себя чеков товарных , из которых видно что закупилось.

[leont_11]

Управляющий получает деньги и отчитывается за них. Управляющий сотрудник ТСЖ. Главный инженер сотрудник обслуживающей организации, рабочее место которого находится непосредственно в ТСЖ, еще в ТСЖ от обслуживающей организации работают дворник и два рабочих выполняющих все работы по сантехнике, электрике и прочему мелкому ремонту. Деньги на хозрасходы выдаются управляющему, а кто конкретно закупает материалы для а/о не важно. Важен факт закупки и факт того, куда эти материалы пошли, на какие работы. Об этом главный инженер и пишет акт.

[leont_11]

Да, еще уточнение, сами работы входят в стоимость договора заключенного с обслуживающей организацией. ТСЖ закупает только материалы на свои деньги. Расходы заложены в смету.

[ZZZhanna]

Выдаете деньги под отчет своему сотруднику (управляющему). Он закупает (неважно, каким образом, это его проблемы) материалы и сдает аванс.отчет. ТСЖ приходует материалы, затем передает их обслуживающей организации для проведения работ. После получения от обсл.организации акта ТСЖ списывает материалы. Вот как-то так.

[leont_11]

ZZZhanna? спасибо, на сколько я поняла, Обсл.орг. должна написать акт выполненных работ без ценового выражения и после этого на его основании я могу списать материалы, либо прикрепить этот акт к а/о. Наша обсл. орг дает нам акт вып. работ на сумму договора, т.е стоимость работ уже заложена в договоре. Не хотелось бы передавать покупку материалов им.
А скажите, надо переделывать теперь все или только с начала новой сметы(у нас смета с июня по май)?

[ZZZhanna]

что конкретно переделывать?
ав.отчеты у вас от кого? акты, подпис.обслуж.организ.есть?

[leont_11]

У нас а/о от ТСЖ, с приложенными актами от гл.инженера, подписанные гл.бух, управляющим и гл.инженером. А должны быть, как я понимаю, акты подписанные обсл. орг. за подписью директора этой организации.

[ZZZhanna]

Акты могут быть подписаны комиссией, членами которой будет сотрудники обеих организаций. Может быть, это даже правильнее - ТСЖ ведь должно контролировать, куда его мат.ценности используются.

[leont_11]

ZZZhanna, по сути так и есть, только акты от руки и без печати и подписи директора. Юристы считают что это не правильно. Управляющая боится, что на ней будут висеть подотчетные деньги и она за это будет отвечать. Как всех успокоить?

[ZZZhanna]

А что мешает поставить печати? Директор не обязан подписывать ВСЕ акты, созданные в организации, для этого назначаются специальные ответственные лица. В вашем случае - комиссия. Издайте приказ - вы и они.

[leont_11]

Это идея, спасибо. Т.е. мы можем сделать типа доп.соглашение к договору, в котором пропишем ответственных лиц за проведение работ, членов комиссии, подписывающих акт, и согласно этому доп.согл. акты подписанные гл.инженером имеют юр.силу. Так?

[Гузик]

1. Управляющий получил деньги под отчет.
2. Управляющий приобрел ТМЦ.
3. За полученные и расходованные деньги управляющий составил авансовый отчет.
4. Авансовый отчет утвердил председатель.
5. Остаток/перерасход внесен/получен.
6. Произведено списание ТМЦ в ТСЖ актом в конце месяца или другой датой.
Все просто. Только зачем вам управляющий, если вас обслуживает УК.

[ZZZhanna]

Это идея, спасибо. Т.е. мы можем сделать типа доп.соглашение к договору, в котором пропишем ответственных лиц за проведение работ, членов комиссии, подписывающих акт, и согласно этому доп.согл. акты подписанные гл.инженером имеют юр.силу. Так?

Только зачем вам управляющий, если вас обслуживает УК.

А кто говорил про УК? Речь об обслуживающей организации.

[Гузик]

Какая разница. Управляющий нужен для федения хозяйственной деятельности. У вас договор с УО, которая ведет хоз деятельность. А что ведет управляющий?

[ZZZhanna]

Вы прочитайте вопрос внимательно. У них ТСЖ, которое заключает договор с организацией, имеющей сантехников, дворников и прочих специалистов. Управляющий управляет ТСЖ, которое совсем не обязательно должно иметь свой штат специалистов, а заключило подрядные (ну или что-то вроде) договоры.

[leont_11]

Разница большая. Мы сами управляющая компания. И по сути у нас подрядная организация которая предоставляет нам персонал по обслуживанию. Они отвечают за тех.обсл. А управляющий и гл.бух. координируют деятельность, ведут переговоры с поставщиками, договора заключают и отслеживают, с жильцами, да много чего каждый день. Главное управляющий всегда на месте, доступен в любое время и помогает решить любой вопрос. УК подхлдит более обще.
ZZZhanna, да вы поняли правильно!

[Гузик]

Я все понял правильно. Похоже в ТСЖ нет председателя? Если есть председатель зачем нужен управляющий в данном случае? Лишняя штатная единица.

[ZZZhanna]

А председатель у них называется "управляющий". Правильно?

[Гузик]

Между УО и ТСЖ должен быть договор на выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту оговоренного общего имущества ТСЖ. В договоре прописываются все условия выполнения работ. Порописывается также, что все финансовые затраты на приобретение материалов и запчастей для ремонта несет заказчик. При этом подрядчик в письменной форме уведомляет заказчика о необходимости приобретения сооттветствующих материалов для проведения работ,Т.Е. дает заявку. В дальнейшем приобретенные материалы списываются по акту на соответствующие виды работ.

[Гузик]

А председатель у них называется "управляющий". Правильно?

Нет неправильно . Коль есть ТСЖ должен быть и председатель, избранный из своих членов. Если такого нет, то, по новым законам, ТСЖ закроют.

[ZZZhanna]

Может быть, пусть автор вопроса ответит?

[leont_11]

У нас есть председатель, но ведение управления ТСЖ поручено управляющему(штатная оплачиваемая единица), а председатель должность выборная и не оплачиваемая.

[leont_11]

Между УО и ТСЖ должен быть договор на выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту оговоренного общего имущества ТСЖ. В договоре прописываются все условия выполнения работ. Порописывается также, что все финансовые затраты на приобретение материалов и запчастей для ремонта несет заказчик. При этом подрядчик в письменной форме уведомляет заказчика о необходимости приобретения сооттветствующих материалов для проведения работ,Т.Е. дает заявку. В дальнейшем приобретенные материалы списываются по акту на соответствующие виды работ.

вот, это то, что надо. Спасибо. В принципе так оно у нас и есть, только заявку писал гл.инженер, и получался, по словам управляющей, некий междусобойчик. А если оформлять в виде письменного уведомления от обслуживающей нас организации, то будет правильней, но волокитнее. Ну уж лучще правильнее.
Гл.инженер и рабочие у нас находятся, а сама обслуживающая организация в другом месте, и руководитель не всегда в доступе. Поэтому мне кажется, лучше бы доп.соглашением прописать, что гл.инженер ФИО имеет право делать заявку на материалы и предоставлять акт выполненных работ .