Кто отсылает вторые экземпляры актов выполненных работ?

[Галия Рустамовна]

У кого какая практика расскажите, пожалуйста. Дело в том, что один из участков, который я веду, это расчеты с поставщиками. Мне из других отделов приносят счет, 2 экз актов выполненных работ с резолюцией сотрудника, контактирующего с этим поставщиком, сч-фактуру. Я отношу акты на подпись фин менеджеру ( он подписывает по доверенности акты поставщиков). И возникает вопрос- зачем мне второй экземпляр? Мне его нужно отсылать поставщикам, а это дополнительный документооборот, которого и так очень много в бухгалтерии... Подскажите, пожалуйста, у кого как организовано? Кто отсылает вторые экземпляры поставщикам. Буду благодарна даже за ответ одной строкой, хочу подвести статистику. Ведь подписанный акт подтверждает поставщику, что мы согласны с услугой и принимаем. Это бухгалтерский документ? Мне нужен же только 1 экземпляр для принятия в расходы фирмы... Зачем мне несут второй? Не могу убедить фин менеджера, что это не бухгалтерская работа- отсылать вторые экз актов вып работ поставщикам.

[Январь]

Второй несут, чтобы вы его проверили, оформили и обратно поставщику вернули.
А кто конкретно у вас в организации этим занимается - очень внутреннее дело

Мы отсылаем, раз в месяц свои акты покупателям, тем же рейсом и поставщикам возвращаем. Бухгалтерия оформленные документы передает секретарю, он и отправляет

[ZZZhanna]

Поставщику нужен их экземпляр с вашей подписью, чтобы иметь подтверждение оказания услуг и отсутствия претензий с вашей стороны. Кто отправкой почты занимается, тот и отпракой этих писем, по логике, должен заниматься. Ну а дело бухгалтерии - дать сведения, куда что отсылать.

[Аноним]

А если нет секретарей? Я и говорю, что большой документооборот, если еще отсылать корреспонденцию. Даже если курьерами, ведь надо адреса написать от руки и т.д. Ни у кого сами ответственные по работе с данными поставщиками сотрудники не отсылают?

[Mmmaximmm]

сами, сами отсылают. Не царское это дело - со вторыми экземплярами возиться. Пишу на нем "экземпляр поставщика" и отдаю тому, кто принес. А куда его дальше денут - меня не волнует.

[Январь]

А если нет секретарей? Я и говорю, что большой документооборот

При большом документообороте и нет ответственного за отправку корреспонденции?

[Аноним]

Секретарь только на отсылку торговых накладных и сч-фактур по реализации. Он на пол-ставки. А акты поставщиков- все 2 экз сливают в бухгалтерию. Это нормально, что рассылка экземпляров поставщика- забота бухгалтера? Ведь мне- то нужен 1 экземпляр... А фин менеджер, наверное думает, что это тоже бух работа, вот и говорит, чтобы я сама рассылала. Про акты сверки я еще могу понять, но про акты поставщикам, их экз договоров- не могу. Жду дальнейших ответов, мне нужна статистика, как у вас )) Может поможет наглядно показать фин менеджеру как у других налажено... Ведь при росте компании бухгалтеру только вешаться остается. А каждому ответственному за работу с этим поставщиком сотруднику, не накладно 1-2 бумажки отослать.

[Свечков]

наглядно показать

а што, самому лень не только письмо отправить, но и статистику для финманагера нарисовать?

[Аноним]

а што, самому лень не только письмо отправить, но и статистику для финманагера нарисовать?

Я не хочу ничего рисовать, просто на самом деле вообще нет времени рассылкой заниматься. А когда основные обязанности выполнять? Думаю, редко где бухгалтер сам рассылает акты. Может на этапе образования компании, когда поставщиков раз-два... И так общеадминистративных рассылаю, а тут еще ВСЕХ.
И вопрос не в том, что лень, просто так можно на бухгалтера всю секретарскую работу свалить под предлогом равенства, если бумажка, то это все бухгалтер должен. Но ведь бухгалтер не может вести весь документооборот. Я считаю, что он должен быть распределен равномерно по всем сотрудникам, а не валить на бухгалтера, тем более в отсутствии секретаря.

[heleen]

В нашей фирме отсылкой всей корреспонденции занимается секретарь. Остальные приносят ей документы с указанием адреса, куда выслать письмо. И на почту ходит тоже только она. Ну, а когда ее нет, то взаимоотношения с контрагентами и обмен корреспонденцией - дело менеджера, ответственного за сделку.

[ZZZhanna]

документооборот... должен быть распределен равномерно по всем сотрудникам

Не равномерно, а в соответствии с должностными обязанностями. Если ситуация настолько острая, значит, нужно ставить вопрос перед руководством, и чтобы оно документально закрепило данные обязанности. По смыслу, как тут уже 20 раз сказали, отправка почтовой корреспонденции - это обязанность секретаря/делопроизводителя. Но вполне можно повесить эту обязанность на менеджера, ведущего работу по этим контрагентам. И вообще непонятно, зачем почта, почему менеджер, подписывающий документы поставщикам, не отдает им тут же их экземпляр, или хотя бы при следующем подписании.

[Kandyor]

Подниму тему.

Я физлицо (даже не ИП), закупаю товар у юрлиц, которые обычно работают сугубо с юриками. Плачу безналом на р/с.
Поставщики вместе с товаром присылают мне ТОРГ-12 либо Универсальный передаточный документ с пометкой "Экземпляр поставщика, вышлите обратно".

Нужно ли мне их отправлять, или в случае с физлицом они и так смогут подтвердить отгрузку?
И что мне писать в графе "должность"

[Январь]

Нужно ли мне их отправлять, или в случае с физлицом они и так смогут подтвердить отгрузку?

И не с физ.лицом могут по транспортным документам.
Но если вернете, им будет приятно.
Должности у вас нет, значит ничего не писать

[Kandyor]

Но если вернете, им будет приятно.

Приятно - самый хороший юридический термин
Спасибо.