Унифицированные формы

[Аноним]

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, обязаны ли мы использовать утвержденную форму путевого листа, или можем свою разработать, тк там информация, которая к нам не относится, например у нас нет мед.работника, топливо никто не выдает, а заправляются водители по картам., нам не нужна информация, по показаниям спидометра, у каждого заказчика, время приезда и отъезда от заказчика, и т.д. И еще, формы утверждены для повременной и сдельной оплаты, а у нас оклад. Пожалуйста, не оставьте без внимания вопрос, очень важно!

[Галина1977]

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.
В соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Как следует из письма, организация не является автотранспортным предприятием. В приложении к письму представлен образец формы путевого листа, разработанной организацией. По нашему мнению, представленный образец путевого листа содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ, и отражает сущность регистрируемой хозяйственной операции. В связи с изложенным форма путевого листа, разработанная организацией, может служить в целях гл. 25 Кодекса документом, подтверждающим расходы.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
07.04.2006

[Аноним]

Значит нельзя!?! Тогда я не пойму какую из форм использовать, утверждено их две для грузового транспорта: 4-с и 4-п, это для сдельной и повременной оплате труда, а какую мне выбрать, если у нас оклад?

[Аноним]

Кто-нибудь помогите, пожалуйста разобраться. Какую именно форму применять из 2-х, и эти формы рассчитаны на 2х заказчиков, неужели совсем нельзя трансформировать эту форму под нас, разве формы не носят рекомендательный характер? Никак не могу заполнить ни тот ни другой документ. Если нет мед персонала чью подпись ставить? Где указывать заправку топливом? Большая просьба откликнуться бухгалтеров транспортных компаний!!!!

[Аноним]

Кто-нибудь помогите, пожалуйста разобраться. Какую именно форму применять из 2-х, и эти формы рассчитаны на 2х заказчиков, неужели совсем нельзя трансформировать эту форму под нас, разве формы не носят рекомендательный характер? Никак не могу заполнить ни тот ни другой документ. Если нет мед персонала чью подпись ставить? Где указывать заправку топливом? Большая просьба откликнуться бухгалтеров транспортных компаний!!!!

я так понимаю-обязательные формы только для автотранспортных предприятий

[Аноним]

У нас деятельность ОКВЭД 60.24.1 (Деятельность автомобильного грузового специализированного транспорта) – вывоз мусора, значит мы будем автотранспортным предприятием. Кто знает, какую форму использовать?

[Галина1977]

Кто знает, какую форму использовать?

Они чем-то отличаются принципиально?

[Аноним]

Вот что я нашла, значит, можно разработать свой бланк!!!! Так ведь!?! Или я что-то недопонимаю!????????

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


ПИСЬМО
от 25 августа 2009 г. N 03-03-06/2/161
Вопрос: В связи с утверждением Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 новых правил оформления путевых листов вправе ли организация использовать для списания на затраты организации, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, расходы на ГСМ для служебного автотранспорта по путевым листам, самостоятельно разработанным организацией?
Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу документального подтверждения расходов и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
По нашему мнению, путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным Приказом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Заместитель
директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
Министерства финансов РФ
С.В.РАЗГУЛИН

[Тоня]

И еще, формы утверждены для повременной и сдельной оплаты, а у нас оклад

Кто кому что кладет? Повременная или сдельная оплата заказчиком ваших услуг.
И с каких пор грузоперевозчики не проводят предрейсовые медосмотры своих водителей и не делают отметок в путевках? До первого гаишника.

[Аноним]

И с каких пор грузоперевозчики не проводят предрейсовые медосмотры своих водителей и не делают отметок в путевках? До первого гаишника.

Спасибо за пояснение по оплату заказчиком. У нас маленькая организация и мед.работника нет в штате. Может ген. директор подписывать? Только я смысла не вижу, да и ГАИ меня меньше всего интересует, пусть руководство думает. Меня больше всего интересует путевой лист, как первичный учетный документ, который был придуман во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах", целях реализации положений ФЗ "О бухгалтерском учете", да и для списания ГСМ. Как я понимаю в соответствии с Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ И ПОРЯДКА ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ», я могу использовать разработанный нами документ, и налоговая при проверке ничего не скажет!?!

[ZZZhanna]

ГАИ меня меньше всего интересует, пусть руководство думает. Меня больше всего интересует путевой лист, как первичный учетный документ,

Налоговая любит выкидывать из расходов путевые листы, не оформленные в соответствии с требованиями - в т.ч. на которых нет отметки медика.

[Аноним]

Налоговая любит выкидывать из расходов путевые листы, не оформленные в соответствии с требованиями

Я поняла, спасибо! И еще вопрос есть путевые листы для грузовых машин, а есть для специальных автомобилей. я не знаю какой использовать. В договоре аренды у нас прописано, что мы арендуем грузовой автомобиль марки ЗИЛ, но эти автомобили грузят на себя контейнеры с мусором, являются они специальными автомобилями, или грузовыми? Я думаю это тоже важно!!!! Пожалуйста, помогите начать деятельность правильно, никогда не работала с автомобилями.

[Тоня]

Обычный грузовик, 4-с для вас.

я могу использовать разработанный нами документ

Вам зачем этот огород? Вы обязаны блюсти 152й приказ Минтранса, а отметка о предрейсовом осмотре и показания одометра, увы, входят в обязательные реквизиты. А вот отпуск топлива не входит. Так не заполняйте эти графы.

[Аноним]

Большое, Тоня, спасибо!

[Аноним]

Здравствуйте, еще раз. Я извиняюсь, но что-то туплю. Если топливо не обязательно указывать в путевом листе, то как его можно еще списывать, а то вдруг путевые листы не верно будут оформлены и налоговики выкинут их из расхода? Можно придумать какой-то отчет и раз в месяц, что бы водители отчитывались по заправке и расходу? Заранее спасибо!

[Тоня]

что бы водители отчитывались по заправке и расходу?

Если вы пишите, что

заправляются водители по картам

, то непонятно за какую заправку они должны отчитываться. Все видно в отчетах поставщика топлива. А по расходу вы как видите отчет водителей? Устанавливать нормы и обязывать их на основании пробега самостоятельно расчитывать кол-во использованного топлива? Или указывать в этом отчете по факту? В обоих случаях данный показатель можно отразить в путевке, в бланке предусмотрена графа для этого. Очередной огород с отчетом получится.

[Аноним]

Отчет поставщика в конце месяца, а путевой лист заполняется каждый день. По мне, так пусть будет лучше еще один документ (отчет заправка-расход) раз в месяц, чем налоговики выкинут из расходов топливо, в связи с неправильным заполнением путевого листа.
Но если все оформлять по путевому листу, тогда что получается. В конце месяца, когда поставщик присылает накладную на заправку, я ставлю топливо на учет (это счет 10?), потом подсчитываю по всем путевым листам расход топлива, и списываю в расходы, так?

[Тоня]

так?

Так. По накладной сделали 10 60, собрали путевки (если есть желание и вам так удобно сведите в общий отчет-табличку) и сделали 20 10 на общую сумму по путевым.

пусть будет лучше еще один документ (отчет заправка-расход) раз в месяц, чем налоговики выкинут из расходов топливо, в связи с неправильным заполнением путевого листа.

Вы о чем?) Некий отчет заправка-расход ввиде отдельного документа вносит правильность в заполнение путевого листа? Логика хромает.И налоговики при проверке не будут у вас разглядывать каждую клеточку 4-с ибо снятие по причине незаполнения оной расходов на топливо дело абсолютно бесперстпективное для них. Не считайте их дурнее паровоза.

[Аноним]

Огромное спасибо! Вроде порядок оформления прояснился!

[Аноним]

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста еще. Мы приобрели пластиковые карты для оплаты топлива, как они учитываются? На какой счет они ставятся, каким документом оформляется постановка на учет карт и списание этих карт, при выдаче водителям? Заранее большое спасибо.

[Тоня]

Мы приобрели пластиковые карты для оплаты топлива

Дали торг-12 с указанием кол-ва и цены карт? На 10 и стоимость в расходы.
При выдаче водителям списания карт не происходит, происходит лишь передвижение пластиковых доверенностей (коими являются по сути топливные карты) из рук в руки. Оформляйте как удобно, таблички/книжки/тетрадки.

[Аноним]

Да, торг12 есть. Это тоже без М4 и М11 происходит? Просто проводки делаются?

[Тоня]

Ну если есть основание и здравый смысл составлять м-4 и м-11 - составляйте.