Как правильно списать ГСМ и выдать деньги (возмещение затрат на ГСМ)

[Пoлинка]

Помогите разобраться.
Фирма возмещает сотрудникам расходы на ГСМ исходя из нормы 10л на 100км. Ежедневно составляются путевые листы. ГСМ списывается по путевым, исходя из нормы и километража. Сотрудники приносят чеки с заправок.
1.Делаю авансовый отчет- приходую бензин по чекам на 10 счет. (например, 100 литров)
2.Списываю бензин по путевым за месяц КТ10-ДТ20 (например, 90 литров).Получается 10 литров остается на 10 счете (в бензобаке сотрудника- далее учитывается при расчетах как нач.остаток на 1 число след. месяца)
3.Выдаю сотруднику по расходнику сумму, затрачнную по авансовому отчету.
Все ли правильно я делаю? Смущает то что я выдаю сотруднику деньги за ГСМ из которых 10 л еще им не израсходованы.

[Andyko]

я не совсем понимаю...
если б фирма обязалась сотрудникам возмещать питание, вы бы жареную картошку на 10 счет приходовали бы?

[Пoлинка]

я не совсем понимаю...
если б фирма обязалась сотрудникам возмещать питание, вы бы жареную картошку на 10 счет приходовали бы?

а как вы предлагаете тогда учитывать движение ГСМ?

с 71 сразу на 20 относить?

а разницу куда? если чеков на 1100, а бензина потрачено на 1000?

[Andyko]

я предлагаю не учитывать движение, которого у вас нет;
бумаги, которые вам приносят сотрудники - это не отчет подотчетника, а документы, служащие основанием для расчета размера компенсационных выплат;
если я правильно понимаю недоговоренную Вами ситуацию

[Пoлинка]

я предлагаю не учитывать движение, которого у вас нет;
бумаги, которые вам приносят сотрудники - это не отчет подотчетника, а документы, служащие основанием для расчета размера компенсационных выплат;
если я правильно понимаю недоговоренную Вами ситуацию

документов для расчета компенсации у нас служит путевой лист, точнее километраж в нем, используя нормы расхода ГСМ мы расчитываем общее кол-во литров потраченных за месяц, чеками сотрудники подтверждают что действительно покупался бензин

как я понимаю вы предлагаете не используя АО начислять сумму возмещения за ГСМ на 73 счет и к этому начислению(например бух справка) приложить чеки?, т.е. в данном случае не будет иметь значение что, сумма компенсации меньше суммы чеков? главное чтобы не наоборот? или чеки можно вообще не собирать? достаточно пут листа?

[Andyko]

правильно понимаете;
чеки нужны, как подтверждение факта и суммы понесенных расходов

[Пoлинка]

правильно понимаете;
чеки нужны, как подтверждение факта и суммы понесенных расходов

т.е. выплачивать всю сумму по чекам, несмотря на то что по путевым бензина расходуется меньше?

[Пoлинка]

Ответьте пожалуйста, какую же все-таки сумму выплачивать по чекам или согласно потраченного бензина по путевым?

[megatronsam]

все-таки сумму выплачивать по чекам или согласно потраченного бензина по путевым?

а что у вас прописано в договоре про порядок и размеры возмещения, так и выплачивайте

[Пoлинка]

а что у вас прописано в договоре про порядок и размеры возмещения, так и выплачивайте

в договоре из расчета 10 л на 100 км, но тогда разница получается в чеках и сумме выплат, смущает именно этот момент

[megatronsam]

в договоре из расчета 10 л на 100 км, но тогда разница получается в чеках и сумме выплат, смущает именно этот момент

раз такие конкретные параметры, то можно с путевых листов
он может купить гсм на 50 литров, а в месяц проехать всего 200км, значит возместить только на 20л,
если больше возмещать не по условиям договора, налорги могут придраться.
я бы так поступал

[Пoлинка]

раз такие конкретные параметры, то можно с путевых листов
он может купить гсм на 50 литров, а в месяц проехать всего 200км, значит возместить только на 20л,
если больше возмещать не по условиям договора, налорги могут придраться.
я бы так поступал

т.е. можно возместить 20 л а чек приложить на 50 л?

[megatronsam]

ну да, он же потом как остальное топливо израсходует путевками также получит деньги.

[Пoлинка]

ну да, он же потом как остальное топливо израсходует путевками также получит деньги.

т.е. где то нужно (например в тетрадке) вести учет разницы между чеками и выплаченными суммами?

[megatronsam]

т.е. где то нужно (например в тетрадке) вести учет разницы между чеками и выплаченными суммами?

в принципе можно и не вести, сколько он там чеков набрал его сложности, вы оплачиваете по КМ проеханным,
тетрадку нужна если к нему бак будет еще другие источники залива топлива, например вы заведете топливые карты,
здесь уже нужен будет другой порядок возмещения,более хитрый

[Пoлинка]

в принципе можно и не вести, сколько он там чеков набрал его сложности, вы оплачиваете по КМ проеханным,
тетрадку нужна если к нему бак будет еще другие источники залива топлива, например вы заведете топливые карты,
здесь уже нужен будет другой порядок возмещения,более хитрый

спавибо за ответы, каков же порядок возмещения по топливным картам? вы сталкивались с этим на практике?

[megatronsam]

не сталкивался, потому что если есть карты, то сотрудники уже не заправляются сами,
если же такое встречается, уже сами стороны прописывают порядок возмещения исходя из доли или еще чего

[Вико]

Добрый вечер!

Подскажите в моей ситуации.

У меня в положении о командировках сказано, что сотрудникам компенсируют расходы на арендованный автомобиль и бензин в деловых поездках.

И вот у меня ген.дир. поехал на своей машине в командировку. чеки он предоставил.Бухгалтерия тут запросила путевые листы и договор с ним на использование авто. Поездка была разовая. Знаю, что предыдущий ген мотался и за границей арендовал машину и покупал бензин. Все списывали сразу на 26.
Сейчас повесили бензин на 10 в 1 кв. Делать договор с компенсацией или арендой уже поздно, начислений не было.
Имеем ли мы право списать его на 26 без путевых листов и заключения договоров с сотрудником. Если да, подскажите, на какой документ можно сослаться.

Заранее благодарю!.

[Вико]

и никто не отвечает...хнык...хнык

[Зета]

Путевой нужен. Иначе нет обоснованности расхода.

[Аноним]

Путевой нужен.

Не всегда. Судам достаточно и простого журнала регистрации маршрутов поездок.

[tvinks]

а можно просто приказом установить суммы компенсации за использование авто.. к примеру 5000 р в месяц, и просто их выплачивать? или это неверно? мне сейчас контора перешла -так у них вот так вот и делали, без путевых, просто приказ на ряд сотрудников, каждому установлена норма компенсации от 3000 до 5000 р, удерживают с нее НДФЛ, начисляют соц налоги, что скажете?

[Зета]

tvinks,

удерживают с нее НДФЛ, начисляют соц налоги, что скажете?

И называют это компенсацией?

[tvinks]

tvinks,

И называют это компенсацией?

ну да, только я так понимаю эта компенсация не по нормативам, а так установленная самой организацией для сотрудников...

[Andyko]

нет нормативов