первичка своевременность поступления и НДС

[Katerina.]

Коллеги, подскажите пожалуйста в такой ситуации как поступить:

Выписаны документы на отгрузку. Накладная и счф.
Отправлены покупателю.
Накладная торг 12, "обратно" до конца квартала не вернулась. (товар принимается фактически по ТТН, торг12 оформляется позже).
Иначе говоря, исходящий первичный документ, накладная торг12, которая выписана в программе как и счет-фактура, соответственно за определенным порядковым номером, в оригинальном виде с печатью и подписью покупателя в бухгалтерии продавца отсутствует. Что делать в таком случае по НПА? Я понимаю, что счет фактура не возвращается, но он выписан на основании отгрузки, речь идет о накладной.
Обычно в таких случаях запрашивается скан. Потом начинается сантабарбара с отделом продаж и контрагентами, но это уже особенности производственного процесса.

По НПА нужен оригинал, не так ли? Если его нет, а документы выписаны?

Спасибо.

[Январь]

Сам факт отгрузки когда произошел и какие есть документы на это?

[Katerina.]

Сам факт отгрузки когда произошел и какие есть документы на это?

С завода грузится товар. Транспортники везут товар покупателю. Грузоотправитель - завод. Продавец - ООО А, Покупатель ООО В.
У ООО "А" нет своего склада, поэтому с датами и наличием отгрузочных документов есть проблема.
При необходимости заключается договор хранения с заводами, но в любом случае отгрузка происходит с завода.

У продавца на момент отгрузки нет никаких документов. Факт отгрузки подтверждается по телефону. Покупатель/получатель при получении товара подписывает ТТН, которая едет обратно на завод и потом завод отправляет ТТН Продавцу ООО "А".
Бухгалтерия продавца выписывает отгрузочные документы обычно по заданию отдела продаж, либо по получении ТТН, либо когда уже покупатель звонит и говорит, что нет торг 12.

Когда приходит ТТН от завода, то по ней видно дату отгрузки.
Если отдел продаж выдает отгрузку, то дата отгрузки выдается практически на словах.
Если уже покупатель звонит, то обычно у него тоже нет документов, ТТН непонятно где, продажники продавца молчат как партизаны, а менеджеры покупателя вообще не в курсе, что чего-то покупали. Тут обычно разбор полетов начинается, что тоже не способствует сдаче отчетности.

Сам факт отгрузки подтверждается ТТН, но на момент отчетности она может еще не прийти, не говоря уже о возврате торг 12 от покупателя.
Проблема в том, что это же исходящие документы продавца и с одной стороны - это лишний доход, что вроде как некритично по рискам.
С другой стороны - порядковые номера счетов фактур могут сбиться, если документы выписать, а потом окажется, что документы не подписаны. Если ждать ТТН и не выписывать исходники - тоже нельзя, нужно отправлять покупателям на подпись. Выписать, а потом ждать подписанных - иногда очень долго возвращают из других регионов.

Бухгалтерия должна проводить только подписанные документы, разве нет? Значит ли это, что исходящие проведенные документы могут идти не по порядку по номерам?

Спасибо.

[Свечков]

Бухгалтерия должна проводить только подписанные документы, разве нет

Разве да, если документ требует подписи.

Значит ли это, что исходящие проведенные документы могут идти не по порядку по номерам?

Вовсе нет.