 |
Коллеги, доброе утро.
Стоит задача привести в порядок кадровый учет. Прочитав массу информации для себя поняла, что обязательно нужно:
* Штатное расписание
* График отпусков
* Внутренний трудовой распорядок
* Коллективный договор
* Коммерческая тайна
* Положение об оплате труда
Личная карточка Т-2
* Должностные инструкции- обязательны ли они???
* Положения о структурных подр. -обязательны ли они??
Подскажите нужно ли еще что-то????
Не обязательноСообщение от Люлечек
Да, если обязанности не прописаны в ТД
Best regards, Михаил
Спасибо
а если написано, что в отдел управленческой отчетности на должность финансового контролера??
от колдогововра одни проблемы.Вот неплохая статья:
ВСЕ ЛИ В ПОРЯДКЕ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ? ПРОВОДИМ АУДИТ
Готовясь к проверке инспекцией труда, мы первым делом обращаем внимание на документы: все ли в наличии, правильно ли оформлены, есть ли на них необходимые подписи и пр. Довольно часто оказывается, что кадровая документация находится в запущенном состоянии. Чтобы не пришлось в экстренном порядке исправлять недочеты, в некоторых организациях проводится внутренний аудит кадровой документации. Данная процедура помогает поддерживать документацию отдела кадров в надлежащем состоянии и позволяет исправлять выявленные ошибки и нарушения в текущем режиме. О проведении такого аудита и поговорим сегодня.
Аудит кадровой документации: для чего и кто может проводить
Главная задача кадрового аудита - проверить, оценить и выявить нарушения в ведении документации отделом кадров. Довольно часто руководители не придают значения оформлению приказов, должностных инструкций и некоторых локальных нормативных актов. А зря, ведь они используются не только кадровиками, но и иными службами компании, например бухгалтерией - для расчета и выплаты заработной платы и иных выплат, юридическим отделом - для обоснования своей позиции в суде по трудовому или налоговому спору. Кадровая документация всегда должна быть в порядке.
Как часто проводить такой аудит, каждый работодатель решает самостоятельно. Он может быть приурочен к плановой проверке контролирующими органами, к смене руководителя кадровой службы или ее сотрудников и к иным случаям.
На вопрос, кто проводит проверку кадровой документации, есть два ответа. Можно воспользоваться услугами сторонней организации на основании гражданско-правового договора, а можно провести ее своими силами. Поговорим подробнее о последнем варианте.
Если компания крупная, обычно создается отдельное подразделение для проведения аудита. Для этого разрабатывается положение об отделе, в котором определяют задачи, функции, права и обязанности его сотрудников и пр. Кроме этого, необходимо разработать должностные инструкции сотрудников службы внутреннего аудита, а также инструкцию о его проведении, в которой подробно прописать процедуру аудита, образцы рабочих и отчетных документов.
Примечание. Кадровый аудит может проводиться как на отдельном участке кадрового делопроизводства, например для проверки оформления приема на работу или предоставления отпусков сотрудникам, так и охватить весь кадровый документооборот, например, когда организация небольшая и документов по кадрам немного.
Если же компания небольшая, проведение кадрового аудита возможно комиссией, созданной приказом. В такую комиссию желательно включить специалиста, разбирающегося в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, например юриста, чтобы он мог беспристрастно оценить состояние дел в отделе кадров.
Для создания комиссии издается приказ, в котором определяются ее состав, предмет проверки, а также сроки ее проведения. Приведем пример такого приказа.
Общество с ограниченной ответственностью "Пятница"
13 августа 2012 г. г. Сыктывкар
Приказ N 68
о проведении кадрового аудита
Для минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести внутренний кадровый аудит по теме "Оформление приема и увольнения на работу" с 20.08.2012 по 24.08.2012.
2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита начальника юридического отдела Ларину А.С.
3. Включить в состав комиссии:
- инспектора отдела кадров Моисееву О.Д.;
- бухгалтера Антонову Р.Э.
4. Представить отчет о проведенной проверке до 31.08.2012.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Субботина Г.Н.
Директор Петров /И.П. Петров/
С приказом ознакомлены:
Заместитель директора Субботин Г.Н. 14.08.2012, Субботин
Начальник юридического отдела Ларина А.С. 14.08.2012, Ларина
Инспектор отдела кадров Моисеева О.Д. 14.08.2012, Моисеева
Бухгалтер Антонова Р.Э. 14.08.2012, Антонова
Какие документы нужно проверить?
Скажем сразу, что единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно, например трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты. В иных нормативных актах (постановлениях Правительства РФ, приказах различных ведомств и пр.) поименованы как обязательные, например, приказы о направлении в командировку, штатное расписание, личные карточки и пр. Рассмотрим их подробнее.
Обязательные документы отдела кадров
1. Трудовой договор. На основании ст. 56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Проверьте наличие подписи работника на экземпляре договора, хранящемся у работодателя, подтверждающей получение другого экземпляра. Этого требует ст. 67 ТК РФ.
2. Трудовые книжки. В силу ст. 66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Все работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной. Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".
Проверяя правильность внесения записей в книжки, следует руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, и помнить, что все записи вносятся на основании приказов.
Проверяя трудовые книжки, обратите внимание на наличие и оформление:
- приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Отметим, что все трудовые книжки работников должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек.
Кроме этого, обратите внимание на наличие приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
3. Штатное расписание и график отпусков. Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст. 123 ТК РФ: очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Проверяя данный документ, утверждаемый работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года, выясните, соответствует ли его форма унифицированной форме Т-7 <1>. Кроме этого, если в график вносились изменения или исправления, необходимо наличие подтверждающих документов (например, перенос отпуска должен быть подтвержден приказом об этом и согласием работника).
--------------------------------
<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя форма его утверждена Постановлением N 1 - Т-3. Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ.
Примечание. Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой компании на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.
4. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены Постановлением N 1. Личная карточка (форма Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.
Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр. Проверьте наличие документов - оснований для их издания и подписей работников, подтверждающих ознакомление с приказом.
5. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.
6. Должностные инструкции работников. Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя она является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Роструд в Письме от 09.08.2007 N 3042-6-0 отметил, что это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Более того, данное ведомство рекомендовало разрабатывать их по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании, заметив, что должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и отдельным документом.
7. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141. Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Локальные нормативные акты
Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании. Напомним, что на основании ст. 8 ТК РФ все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Иначе говоря, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в компании. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации. Назовем их.
Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.
К сведению. Проверяя локальные нормативные акты работодателя, особое внимание уделите содержанию документа, ведь нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, не подлежат применению. Это относится и к порядку введения в действие: локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников, предусмотренного ст. 372 ТК РФ, не применяются.
Следующий немаловажный локальный акт - положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.
В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников. Обычно это положение о хранении и защите персональных данных.
Иные документы
Выше мы перечислили документы, которые должны быть в любом отделе кадров. Однако есть и такие, которые разрабатываются и утверждаются только в конкретной организации в зависимости от специфики деятельности. Так, дополнительно к локальным нормативным актам могут быть разработаны положения о коммерческой тайне, служебном расследовании, проведении аттестации, о прохождении испытательного срока и пр.
К сведению. Коллективный договор как документ, отражающий волеизъявление работников и работодателя по вопросам социально-трудовых отношений, не должен содержать условий, ухудшающих положение работников по сравнению с установленными законодательством.
Кроме этого, в зависимости от условий работы могут появиться график сменности, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, договоры о коллективной или индивидуальной материальной ответственности и пр.
Что еще проверяем?
Кроме наличия документов и правильности их оформления необходимо проверить систему учета документов: их регистрацию, систематизацию и учет. Для этого нужно обратить внимание на различные книги и журналы учета и регистрации, например журнал учета трудовых договоров, приказов по личному составу или журнал выдачи справок, командировочных удостоверений и пр.
В таких журналах учета и книгах регистрации не должно быть никаких исправлений. Они должны быть прошиты, страницы пронумерованы и заверены подписью руководителя или кадрового работника, ответственного за их ведение.
Если в компании введена система электронного документооборота, проверить нужно и его. Как известно, сейчас на рынке множество программных продуктов для ведения кадрового делопроизводства, но не все формы документов, которые содержатся в них, актуальны. Поэтому, проверяя программу, обратите внимание на частоту обновлений (вдруг информация уже неактуальна), формы приказов (все ли они имеются и все ли реквизиты в них содержатся).
Эту тему просматривают: 1 (пользователей: 0 , гостей: 1)
