приобретение призов и подарков через подотчетное лицо

[Tassa]

подотчетнику выдаются деньги
Дт 208.91 (КОСГУ 290) Кт 201.34
Он покупает всякие там сувениры (всякую мелочевку для того чтоб детям в конце лагерной смены подарить, блокноты там, фломастеры, краски и прочее)
Приносит мне товарный и кассовый чек с расшифровкой чего купил.
Должна ли я сделать проводку
Дт 105.36 Кт 208.91 (Косгу 290) ? или Дт 401.20 Кт 208.91 (Косгу 290)?
Раньше до меня делали по второму варианту, т.е. в расходы списывали, но я убеждена, что это неправильно, материалы все равно надо приходовать, т.к. предоставлен товарный чек. Меня смущает КОСГУ 290. Вылезет потом в отчетности что кассовый расход по 340 статье меньше, чем материалов куплено по факту, боюсь главбуху и проверяющим это не понравится.

[Alexey_tob]

если по 1 варианту, так и выдавать надо было по 340 косгу

[Tassa]

КОСГУ 290 - приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи
в 174н есть такая проводка 105.ХХ 208.91

[Alexey_tob]

ну значит, если по первому варианту хотите, то без расхождений не обойтись. хотя в принципе такое допускается. ведь материалы можно приходовать без кассового расхода, например дарение

[Arhimed0]

я делаю так
при оприходовании
401,20,290 -- 208,91,660 + одновременно Дт 07
и там они числятся до тех пор как раздадим, бывает что несколько месяцев проходит
а потом на основании приказа о преведении мероприятия,Ю сметы на мероприятие расходую и списываю в бухгалтерии Кт 07
для забаланса конечно Д и К - понятия условные, но так понятнее

[Tassa]

Arhimed0, Спасибо большое, также будем делать

[topalov]

Зачем сувенирную продукцию учитывать в составе материальных запасов? Как списывать будете, какие нужды учреждения придумаете?

[topalov]

401,20,290 -- 208,91,660 + одновременно Дт 07

[Rahsch]

401,20,290 -- 208,91,660 + одновременно Дт 07

Согласен с этим вариантом. На форуме уже не раз обсуждалось, что сувениры, приобретаемые по КОСГУ 290, не являются материальными запасами, поэтому к учету на счете 105.00 не принимаются. Сувениры не используются в процессе деятельности учреждения и не предназначены для перепродажи. Таким образом, они не приносят экономической выгоды и не обладают полезным потенциалом. Это расход в чистом виде.

См. пункты 98 и 99 Инструкции № 157 и для сравнения п. 2 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".

[Tassa]

Rahsch, спасибо

[Nina V]

я делаю так
при оприходовании
401,20,290 -- 208,91,660 + одновременно Дт 07
и там они числятся до тех пор как раздадим, бывает что несколько месяцев проходит
а потом на основании приказа о преведении мероприятия,Ю сметы на мероприятие расходую и списываю в бухгалтерии Кт 07
для забаланса конечно Д и К - понятия условные, но так понятнее

Ведомость на выдачу не делаете? Нас заставляют в произвольной форме делать.

[topalov]

Ведомость на выдачу не делаете? Нас заставляют в произвольной форме делать.

Совсем недавно за тарелки расписался и за вымпел

[Nina V]

Совсем недавно за тарелки расписался и за вымпел

А у нас пиар-акции, на улице раздаем

[Rahsch]

А у нас пиар-акции, на улице раздаем

Сделайте фотографии раздачи сувениров и составьте акт произвольной формы.

[Arhimed0]

Я делаю для списания такие документы
Приказ о проведении мероприятия или награждении учащихся за какие то заслуги (у меня - школа)
к нему - смета на это мероприятие (обычно она задним числом делается, что бы там перечень купленного и стоимости в копеечку сходились)
ну и подкладываю =Акт о списании МПЗ= где в основании типа =розданы согласно приказа № ... от ...=

Ведь приказ и смета - пока ещё не основание для списания, а, если можно так выразиться, это для, ну скажем так, совершения покупок


вот правда мои ни как не хотят подробно писать кому чего
фамилий кому выдано нет
не знаю нужны ли ?

пока на мою схему никто не ругался
но пользуясь случаем хотел спросить: нужны ли ведомости или чего то ещё где будет конкрено указано кто получил, росписи (может вооще все сведения нужно собирать ? )

[Nina V]

Я делаю для списания такие документы
Приказ о проведении мероприятия или награждении учащихся за какие то заслуги (у меня - школа)
к нему - смета на это мероприятие (обычно она задним числом делается, что бы там перечень купленного и стоимости в копеечку сходились)
ну и подкладываю =Акт о списании МПЗ= где в основании типа =розданы согласно приказа № ... от ...=

Ведь приказ и смета - пока ещё не основание для списания, а, если можно так выразиться, это для, ну скажем так, совершения покупок


вот правда мои ни как не хотят подробно писать кому чего
фамилий кому выдано нет
не знаю нужны ли ?

пока на мою схему никто не ругался
но пользуясь случаем хотел спросить: нужны ли ведомости или чего то ещё где будет конкрено указано кто получил, росписи (может вооще все сведения нужно собирать ? )

У нас собираются ведомости, там указывают ФИО, паспортные данные (но не всегда), сумму и наименование. Так же прилагается приказ, смета (иногда и задним числом тоже ) и положение на мероприятие. Так мы отчитываемся по субсидиям на иные цели, по-другому никак. Т.к. весь пакет документов предоставляем учредителю (копии).

[Nina V]

Сделайте фотографии раздачи сувениров и составьте акт произвольной формы.

Интересно, наши ревизоры одобрят фотографии?

[Rahsch]

Интересно, наши ревизоры одобрят фотографии?

Ваша задача - доказать использование сувенирной продукции по назначению. Если Вы еще как-то можете это сделать, то вперед.
У ревизоров противоположная задача - выявить нарушения.

[Юлия 25]

У нас делается так: если подарки, цветы приобретаются с бюджетных средств (КФО 4), то делается смета на это мероприятие и туда включаются подарки, а иногда и организация питания. А если же с собственных средств, то никого не волнует, есть смета, нет ее, все равно с 290. Так вот к чему веду: правильней будет второй вариант, но лучше смету сделать, т.к вы явно тратите госденьги не на цветы тете Маше, а по случаю официальному. У нас это всякие конкурсы. А если же поздравить кого или умаслить, то тогда с 2 по 290 и отчитываться не нужно

[Rat_1972]

Интересно, наши ревизоры одобрят фотографии?

Заснимите на видео

[Nina V]

Заснимите на видео

Если только

[Rahsch]

А если же поздравить кого или умаслить, то тогда с 2 по 290 и отчитываться не нужно

Нужно. Документирование нужно не только для того, чтобы ревизорам что-то доказывать.
Есть и другие пользователи. Например, руководитель. Как Вы ему докажете, что средства были использованы по назначению?

[Tassa]

Как Вы ему докажете, что средства были использованы по назначению?

подписи с детей собрать, что призы получили

[Rahsch]

Tassa, уже было сказано и про другие средства: фото- и видеосъемка, оформление акта независимой комиссией.

[Arhimed0]

оформление акта независимой комиссией.

а что значит комиссия =независимая= ?
на мой взгляд работники учреждения в любом случае =зависимыми= оказываются
а соффсем чужих и постороних людей разве можно в свою комиссию включать? да и объективности человека с улицы - тоже подозрительна, и попадут в ту комиссию уже заранее знаю каке люди (тем кому пофиг что вы там пишете, если =мене лично= это не касается)

[Nina V]

подписи с детей собрать, что призы получили

Мы собираем и с детей подписи, но вот как быть с сувениркой на межрегиональных форумах, там же всем подряд раздают, у нас предвидится на днях покупка 1000 значков, тоже фотографировать?

[Александр Х]

У нас собираются ведомости, там указывают ФИО, паспортные данные (но не всегда), сумму

Мы собираем и с детей подписи

НДФЛ не забываете удерживать? Конкретный доход в натуральной форме.

[Nina V]

НДФЛ не забываете удерживать? Конкретный доход в натуральной форме.

До 4000 руб. обходимся. И как мы можем удержать? С чего?

[Arhimed0]

И как мы можем удержать? С чего?

если сумма превысит 4,000 , а этот человек других доходов у Вас не имеет (не работает у Вас), то нужно исчислить и отправить 2-НДФЛ в ИФНС со статусом 2

[Nina V]

если сумма превысит 4,000 , а этот человек других доходов у Вас не имеет (не работает у Вас), то нужно исчислить и отправить 2-НДФЛ в ИФНС со статусом 2

"НДФЛ не забываете удерживать? Конкретный доход в натуральной форме". - вопрос так был поставлен. так и ответила, про 2-НДФЛ знаем, поэтому и не превышаем 4000, а так хочется реальные призы сделать и возможности есть, но понимаем, что вряд ли кому-то захочется связываться с НДФЛ.