Дебиторка, материалы

[Ната.ру]

Добрый день, уважаемые коллеги. Подскажите, пожалуйста, как это должно быть правильно.
У нас постоянно накапливается дебиторская задолженность (не было бухгалтера по материалам). Обычно это бывает так: звоним поставщикам, запрашиваем акт сверки, смотрим чего у нас нет, быстренько сигнализируем им, получаем хотя бы сканы и приходуем материалы. Сейчас бухгалтер по материалам довольно сильно болеет, и руководство решило, что забивать приходные накладные будет снабжение, по товарным накладным. Я так подозреваю, что будет полный ахтунг. Как потом разобраться в этой каше? Но многие поставщики привозят кирпич, или бетон без документов, у них есть только на дорогу товарно-транспортные накладные. Это что, часто так бывает? Как бороться, чтобы документация была в порядке?
Я, когда закрывала 9 месяцев, занималась ликвидацией дебиторки сама, но сейчас физически уже не могу, не успеваю, и так глаз дергается. И в бардаке работать не могу. Руководству нужно систематическое списание материалов по каждому выставленному акту выполненных работ. Но фактически получается так, что многих материалов еще даже не оприходовано.

[Svetishe]

Бухгалтера по материалам нет, а расчетами с поставщиками кто занимается? Сколько у вас народа в бухгалтерии, что именно материалам никто не достался?

[Ната.ру]

Бухгалтера по материалам нет, а расчетами с поставщиками кто занимается? Сколько у вас народа в бухгалтерии, что именно материалам никто не достался?

Светлана, все на мне одной, и еще касса. Акты сверки, ЗП. Две фирмы. Была бухгалтер, ушла в декрет, потом более полугода никого не брали.

[Svetishe]

Ну что, могу посочувствовать, стройте сотрудников, ищите помощи от руководства в вопросах построения. Меняйте что-то в своей работе. Регулярно проверяйте дебиторку, трясите тех, кто выписывал материалы, пока документы не добудут, пишите кляузы, что Иванов денег загнал, документов нет, вопрос куда загнал? Ну в общем, у вас нормальная бухгалтерия, у меня такая же, но у меня народ ответственный и если я сказала добыть документы у поставщика, они добудут, кого-то сама контролирую, в общем ничего необычного. Я вас по головке погладила, пожалела, наберите воздуха и вперед, такая у нас работа

[ZZZhanna]

забивать приходные накладные будет снабжение, по товарным накладным.

что, там совсем идиоты работают, не в состоянии данные с накладной ввести?

Как потом разобраться в этой каше?

почему "в каше"? будете также сверяться с поставщиками.

у них есть только на дорогу товарно-транспортные накладные.

так этот вопрос надо решать с поставщиками на стадии договора, в конце концов часто и по ТН можно товар оприходовать.

Как бороться, чтобы документация была в порядке?

Приказом руководителя назначить ответственных за получение документов, за их оформление, за их ввод в программу. Обычно это приказ об учетной политике, но можно и отдельный составить.
А кто фактически принимает эти материалы? Или привезли кирпич, сгрузили посреди лужи за воротами, так он там и валяется?

[Ната.ру]

Вовсе не идиоты работают, до меня тоже в бухгалтерии не идиоты сидели, а потом я находила и двойное списание (остатки с минусом) и двойное оприходование. Сверки это понятно. А как приходовать по ТН? Там же только количество? Даже если есть оплаченная ДЗ, то далеко не всегда соответствие счета на оплату и дальнейшей накладной. А еще бывает вообще не платили, а оказывается нам товар везли и везли. Товар принимает производство либо снабжение (по соместительству кладовщик, честно говоря не понимаю, когда он это физически будет заносить, он вечно в разъездах)

[ZZZhanna]

снабжение (по соместительству кладовщик

т.е. есть какое-то материально ответственное лицо? Так вот оно в первую очередь должно быть заинтересовано, чтобы учет велся как положено. Можно попробовать провести у него инвентаризацию.
Но начинать нужно с продумывания документооборота, должностных обязанностей и ответственности каждого сотрудника, и с готовыми предложениями идти к руководителю. И постараться внушить руководителю мысль о том, что при бардаке в учете во-первых, его же (руководителя) свои же сотрудники будут обворовывать, а во-вторых, можно при проверке нарваться на неприятности из-за отсутствия нужных документов.

[Svetishe]

Но начинать нужно с продумывания документооборота, должностных обязанностей и ответственности каждого сотрудника, и с готовыми предложениями идти к руководителю.

Вот, прям руководство к действию