Поделитесь опытом по документобороту, если офис и склад в разных местах

[Джордж]

Достаточно распространённая схема работы думаю. Заявки получаем на почту/факс, грузим товар со склада или доставляем собственным а/т, документы из офиса отправляем в офис покупателя. Работаем с отсрочкой платежа, что еще более усложняет ситуацию
1. Какие документы использовать для отпуска товаров по количеству на складе? Разработать свой форму? ТОРГ-12 без сумм?
2. Являются ли документы полученные по почте/факсу значимыми (при хозяйственных спорах), если порядок обмена документами по почте/факсу прописать в основном договоре? Надо каким то документом обмениваться для фиксации согласия покупателя с предлагаемыми ценами и условиями поставки
3. Постоянные доверенности на получение мат.ценностей вообще применяются?
4. Имеет ли смысл требовать с поставщиков ТОРГ-12 подписанную с их стороны, если подписи о получении товара будут в другом документе на отпуск товара.
5. Имеет ли смысл требовать с поставщик документы, если ими уже обменялись по почте/факсу в соответствии с порядком прописанном в основном договоре

[ZZZhanna]

1. Какие документы использовать для отпуска товаров по количеству на складе? Разработать свой форму? ТОРГ-12 без сумм?

можно разработать свой, можно ТОРГ-12. Только вот возможность такой отгрузки без сумм (т.е. без цены) нужно согласовывать с покупателем. Не каждый согласится.

2. Являются ли документы полученные по почте/факсу значимыми (при хозяйственных спорах), если порядок обмена документами по почте/факсу прописать в основном договоре?

нет. Первичный документ, имеющий юридическую силу, должен содержать подписи ответственных лиц, а не сканированные или факсимильные подписи.

3. Постоянные доверенности на получение мат.ценностей вообще применяются?

да.

4. Имеет ли смысл требовать с поставщиков ТОРГ-12 подписанную с их стороны, если подписи о получении товара будут в другом документе на отпуск товара.

не очень понятен вопрос. Вам нужен первичный документ (см. ответ на №2), без подписей это не документ, а туалетная бумажка.

[Джордж]

ZZZhanna,
Спасибо за ответы.
В основном (рамочном) договоре понятное дело все четко пропишем - формы документов, условия поставки, номера факсов и почты и юридическую силу отправленных таким образом документов (другие организации так и делают, только у них проще - 100% предоплата, и в договоре написано - оплата счета является согласим с условиями поставки)

можно разработать свой, можно ТОРГ-12. Только вот возможность такой отгрузки без сумм (т.е. без цены) нужно согласовывать с покупателем. Не каждый согласится.

ну а как быть? товар отгружается на складе (или доставляется водителем) которым цены знать не обязательно, может быть привезен туда где и бухгалтерии то нет. Мы же потом все равно ТОРГ-12 правильную пришлем

нет. Первичный документ, имеющий юридическую силу, должен содержать подписи ответственных лиц, а не сканированные или факсимильные подписи.

Юрист утверждает что если в договоре прописать - то будет иметь силу. Риски тут для нас не налоговые, а в неоплате поставки, (или вариациях - мы это не получали, мы на такую цену не соглашались)

не очень понятен вопрос. Вам нужен первичный документ (см. ответ на №2), без подписей это не документ, а туалетная бумажка.

в моей схеме 2 первичных документа видится, один просто на получение определенного количества товара, в которой и распишется представитель покупателя. И еще один стандартный документ ТОРГ12+сч/ф с суммами. Так вот, если у меня есть первый документ с подписями покупателя, нужна ли мне ТОРГ12 с подписями со стороны покупателя.


В общем у нас ситуация примерно такая. Звонит покупатель - надо срочно товар - вези завтра. Оплата с отсрочкой. Суммы большие. Хочется подстраховаться - как в плане отказа покупателя от поставки, так и несогласия с ценой поставленного товара.

[ZZZhanna]

товар отгружается на складе которым цены знать не обязательно,

кладовщик - материально ответственное лицо, и он должен/обязан/имеет право знать стоимость ТМЦ, ответственность за которые он несет.
Если нет возможности автоматизировать выписку документов на складе (или выписку в офисе, а на складе только распечатку готовых документов), значит, кладовщик должен выписывать документы вручную.
Я, конечно, понимаю - долго, неудобно, покупатель ждет, кладовщик писАть не умеет, клиента терять не хочется, на автоматизацию денег жалко и т.д. и т.п.
Но поверьте, любое упрощение документооборота, связанного с деньгами и/или ТМЦ, рано или поздно приводит к проблемам - и с покупателями, и с поставщиками, и с собственными сотрудниками. Примеров (и судебной практики) масса.

Хочется подстраховаться

- способ только один - оформлять документы в соответствии с законодательством.

Юрист утверждает что если в договоре прописать - то будет иметь силу.

смешно. Как потом будете доказывать, что в бумажке, присланной по факсу, расписалось лицо, имеющее на это право, а не проходящая мимо уборщица из соседней конторки пошутила?

[Джордж]

1. Ну а зачем кладовщику и куче посторонних лица знать отпускные цены? Честно говоря у нас и сейчас кладовщики работают только с количеством
2.
3. Тем не менее очень крупные компании так работают и в договорах такое пишут. и счета-оферты по факсу/почте отправляют. Так ведь тоже может уборщица что-то отправить.

Ну вот прикиньте если покупатель сеть мелких магазинах с центральной бухгалтерией - у продавца ни печати нет, и накладную она потерять может.
Не зря же придумали упаковочные листы и акты и другие документы. Упаковочный лист и акт подписывают на объекте, а ТОРГ-12 направляют в центральный офис

[ZZZhanna]

Ну а зачем кладовщику и куче посторонних лица знать отпускные цены?

ой, тоже мне, тайны мадридского двора. С таким отношением надо или в одиночку работать, или слепоглухонемых сотрудников набирать. Помимо кладовщиков куча народу знает отпускные цены.

Тем не менее очень крупные компании так работают и в договорах такое пишут. и счета-оферты по факсу/почте отправляют.

но потом в обязательном порядке передается полный пакет оригиналов документов. Хотя бы почтой России.

Так ведь тоже может уборщица что-то отправить.

может, да.

Ну вот прикиньте если покупатель сеть мелких магазинах с центральной бухгалтерией - у продавца ни печати нет,

печать-то как раз и не важна, важна подпись.
Вот я - покупатель. Если мне поставщик заявит, что отгрузил товар, и не сможет предоставить документ, подписанный представителем моей организации - я пошлю этого продавца лесом. И он пойдет, прецеденты были.

и накладную она потерять может.

может. Но если поставщик предъявляет мне накладную, подписанную сотрудником нашей организации - я признаю долг.

Не зря же придумали упаковочные листы и акты и другие документы. Упаковочный лист и акт подписывают на объекте,

Да, может быть предусмотрена приемка товара по количеству мест. В этом случае также прописывается приемка по количеству и качеству и порядок предъявления претензий.

а ТОРГ-12 направляют в центральный офис

мне вот интересно, а как кладовщик покупателя принимает товар без документов и без цен? Я понимаю, что это уже не Ваша проблема как продавца.

Но Вы должны продумать, как юридически обезопасить себя в ситуациях заведомо нечестного покупателя. Например, вы отгрузили 5 мест, предполагая, что там находится по 100 шт.товара по 10000 руб. за ед., а покупатель говорит - нам привезли да, 5 мест, а там по 3 штуки товара по 5 руб. На основании чего Вы будете строить свои доказательства того, что покупатель получил то, что заказывал? А с учетом отгрузки с отсрочкой платежа это тем более небезопасно. Не забывайте, в какой стране мы живем.
Так можно работать только с проверенными контрагентами, и то всякое бывает.

[Джордж]

ой, тоже мне, тайны мадридского двора. С таким отношением надо или в одиночку работать, или слепоглухонемых сотрудников набирать. Помимо кладовщиков куча народу знает отпускные цены.

Такова позиция руководителя, но уже готов и готовые накладные со склада передавать. Опасность в том что на складе нет бухгалтеров - сначала напечатают что-нибудь не то, потом водиле отдадут с руками по локоть в солярке, приемщик товара такой же окажется

но потом в обязательном порядке передается полный пакет оригиналов документов. Хотя бы почтой России.

Это естественно. Так и хочу - сначала документы по количеству, потом оригиналы ТОРГ12

печать-то как раз и не важна, важна подпись.
Вот я - покупатель. Если мне поставщик заявит, что отгрузил товар, и не сможет предоставить документ, подписанный представителем моей организации - я пошлю этого продавца лесом. И он пойдет, прецеденты были.

это отдельный пласт проблем - может и сотрудник уже не сотрудник или печать украли, или директор покупателя сменился

Да, может быть предусмотрена приемка товара по количеству мест. В этом случае также прописывается приемка по количеству и качеству и порядок предъявления претензий.

собственно это и хотим сделать

мне вот интересно, а как кладовщик покупателя принимает товар без документов и без цен? Я понимаю, что это уже не Ваша проблема как продавца.

никого же не смущает что в доверенности цены товара не пишут. тут товар такой

Но Вы должны продумать, как юридически обезопасить себя в ситуациях заведомо нечестного покупателя. Например, вы отгрузили 5 мест, предполагая, что там находится по 100 шт.товара по 10000 руб. за ед., а покупатель говорит - нам привезли да, 5 мест, а там по 3 штуки товара по 5 руб. На основании чего Вы будете строить свои доказательства того, что покупатель получил то, что заказывал? А с учетом отгрузки с отсрочкой платежа это тем более небезопасно. Не забывайте, в какой стране мы живем.

У нас специфика товара такая что не запутаешься. тут главное доказать что вообще получал и не 3 копейки
Дебиторская задолженность отдельная проблема и хорошо что не бухгалтерская

[Джордж]

Свою проблему я бы свел в итоге к двум вопросам.
1. Предварительный обмен документами в электронном виде. Делаю вывод что можно (но не на 100% надежно) - юрист говорит что можно, в договорах "старших конкурентов" - такое практикуется. Да и забота это не бухгалтерии
2. Сдача-приёмка товара в количественном выражении, с последующим оформлением нормального пакета документов. Вот тут хотелось бы какого-то подтверждения от коллег.

[ZZZhanna]

Опасность в том что на складе нет бухгалтеров - сначала напечатают что-нибудь не то,

очень часто этим занимаются менеджеры, а не бухгалтеры, да можно и обезьяну научить.

потом водиле отдадут с руками по локоть в солярке, приемщик товара такой же окажется

пятна на документах законом не запрещены

никого же не смущает что в доверенности цены товара не пишут.

так доверенность подтверждает право подписи лица, получающего ТМЦ, а не само получение ТМЦ.

[Джордж]

очень часто этим занимаются менеджеры, а не бухгалтеры, да можно и обезьяну научить.

менеджеры в офисе сидят, и то им особо доверия нет.

пятна на документах законом не запрещены

надо еще водилу обучить что такое доверенность и как ее проверять

так доверенность подтверждает право подписи лица, получающего ТМЦ, а не само получение ТМЦ.

а почему бы не считать накладную с указанием количества подтверждением факта получения ТМЦ?

[ZZZhanna]

менеджеры в офисе сидят, и то им особо доверия нет.

надо еще водилу обучить

что уж Вы так к людям относитесь... Не все, конечно, семи пядей во лбу, но при правильной организации и контроле всё решаемо.

а почему бы не считать накладную с указанием количества подтверждением факта получения ТМЦ?

потому что это будет подтверждением только количества коробок. А товар еще имеет массу других характеристик. Тем более если договор рамочный.
Т.е. Ваш вариант годится, если вы торгуете несколькими наименованиями по фиксированным ценам.
Может быть, ваша специфика действительно позволяет вести такой документооборот. Я со своей колокольни как покупатель просто не могу себе такого представить.