Как правильно оформить оплату бензина через топливную карту?

[неОля]

Здравствуйте!

У кого есть опыт, подскажите, пожалуйста. Имеется а/м, использующийся для нужд фирмы. Собственник а/м - жена ген. дира (он же единственный участник ООО). Что нужно сделать, чтобы расходы на бензин оплачивала фирма (например, через топливную карту), и, разумеется, они уменьшали налог?
Как вижу я:
Оформляется договор аренды с женой ГД (так вообще можно или обязательно собственником должен быть тот, кто за рулем?). Оформляется топливная карту на фирму на имя ГД. Путевые листы еще вроде нужны.

[Январь]

Оформляется договор аренды с женой ГД (так вообще можно

Можно

или обязательно собственником должен быть тот, кто за рулем?

Конечно, нет

Путевые листы еще вроде нужны.

Да, вам нужно обоснование, что машина использует для нужд организации.

[неОля]

Можно

Конечно, нет

Да, вам нужно обоснование, что машина использует для нужд организации.

Спасибо большое за ответ. Я ничего не упустила, это все же?

[Январь]

Кроме бензина по арендованной машине можно и другие затраты на содержание учитывать

[неОля]

Кроме бензина по арендованной машине можно и другие затраты на содержание учитывать

Амортизация? Я так понимаю, что это всего лишь в договоре нужно указать? Какие документы, кроме бумажек со СТО нужны будут?

[Январь]

Амортизация?

Нет. Амортизация начисляется на ОС, а у вас аренда. Я про ТО, ремонты и прочие жидкости. Машина ж не только бензин потребляет

Какие документы, кроме бумажек со СТО нужны будут?

Смотря что СТО напишет, возможно, и ничего больше не надо будет

в договоре нужно указать?

Да, в договоре надо указать, что на время аренды организация должна заниматься ремонтом и поддерживать машину в исправном состоянии.

[неОля]

и ничего больше не надо будет

а если не очень напишет, то дополнительно какие документы могу быть?

[Январь]

а если не очень напишет, то дополнительно какие документы могу быть?

Так смотря какие расходы. Вы можете масло на замену на сервисе взять, и сервис вам впишет его в заказ-наряд, а можете в соседнем магазине купить и у вас будет чек из магазина, а от сервиса только работа по замене

[неОля]

в соседнем магазине купить и у вас будет чек из магазина, а от сервиса только работа по замене

ааа, теперь понятно))
Я так понимаю, плату за аренду не надо устанавливать, тк в этом случае у ФЛ возникнет обязанность уплаты НДФЛ?

[Василек70]

ааа, теперь понятно))
Я так понимаю, плату за аренду не надо устанавливать, тк в этом случае у ФЛ возникнет обязанность уплаты НДФЛ?

Вы обязаны начислять арендную плату,а при выплате - удержать НДФЛ.Иначе за вас арендную плату,НДФЛ,пени,штраф доначислит налоговая,причем сумму посчитают на порядок выше рынка.

[неОля]

начислять арендную плату,а при выплате - удержать НДФЛ.

выплата должна быть ежемесячная или по договору любую периодичность можно указать?

[Любопытная Альбина]

И ещё при каждом переводе денег ФЛ нужно теперь еще фискальный чек пробивать, даже если через банк переводите, поэтому если кассового аппарата нет не получится.

[Январь]

И ещё при каждом переводе денег ФЛ нужно теперь еще фискальный чек пробивать

Не нужно

[Январь]

выплата должна быть ежемесячная или по договору любую периодичность можно указать?

Начислять в учете ежемесячно, платить по условиям договора

[неОля]

Начислять в учете ежемесячно, платить

Скажите, пожалуйста, а без арендной платы какие варианты есть? Мы уже оформили топливную карту, она может пойти в качестве возмещения расходов на использование личного а/м (хоть и по дов-ти) в служебных целях?

[Любопытная Альбина]

Не нужно

Даже статья на эту тему на клерке была.
Налоговики настаивают: при подотчете и ГПХ нужна онлайн-касса? https://www.klerk.ru/buh/articles/475745/

[Январь]

Любопытная Альбина, это старая статья. С тех пор здравый смысл посетил налоговиков:

Вопрос: Надо ли применять онлайн-кассу при выплате физическим лицам вознаграждения по гражданско-правовым договорам за оказанные услуги (выполненные работы)?
 
Ответ: При выплате физическим лицам вознаграждения по гражданско-правовым договорам за оказанные услуги (выполненные работы) ККТ не применяется.
 
Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника, включенная в реестр контрольно-кассовой техники, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.
Под термином "расчеты" понимаются прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).
Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Законом N 54-ФЗ.
Учитывая взаимосвязанные положения Закона N 54-ФЗ, ККТ применяется лицом, которое реализует товары, выполняет работы, оказывает услуги и которое формирует и передает (направляет) кассовый чек покупателю (клиенту).
При заключении организацией (индивидуальным предпринимателем) договора гражданско-правового характера с физическим лицом об оказании им услуг (выполнении работ) в пользу такой организации (индивидуального предпринимателя) и последующей выплате денежных средств физическому лицу клиентом будет являться сама организация (индивидуальный предприниматель). В рассматриваемом случае услуги оказывает (выполняет работы) физическое лицо, однако ввиду положения п. 1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника применяется исключительно организациями и индивидуальными предпринимателями.
Учитывая изложенное, при осуществлении организацией (индивидуальным предпринимателем) выплаты денежных средств физическому лицу за оказанные услуги (выполненные работы) применение ККТ и выдача кассового чека не производятся (Письма ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@, от 14.08.2018 N АС-4-20/15707, Минфина России от 10.08.2018 N 03-01-15/56554).
 
А.А. Батарин
Советник государственной
гражданской службы РФ
2 класса
31.08.2018
 
 
------------------------------------------------------------------