Кадровые документы

[ильсияр-86]

Уважаемые клерки! Помогите разобраться в следующих вопросах:
1. Обязательно ведение следующих документов и есть ли ответственность за их отсутствие, штрафы в случае проверки трудовой инспекции?
Журнал регистрации трудовых договоров;
Журнал регистрации приказов по личному составу и по основной деятельности;
Журнал учета проверок юридического лица;
Приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек (есть только книга учета движения трудовых книжек).
2. Если даже эти формы не обязательны, может есть в них польза и удобство для ведения кадровой работы, а я незнаю об этом?Просто я бухгалтер и кадровик в одном лице, заполнять эти журналы не было времени.
3. Есть папка Кадры, где подшита книга учета трудовых книжек, трудовые договора и копии документов сотрудников, трудовая книжка находится в файле, перед документами сотрудника. Можно ли так делать? Или же трудовые книжки должны храниться где нибудь в сейфе отдельно?
Буду благодарна за ответы.

[marula]

1 Первые два журнала - желательно, это удобно и необходимо в кадрах
Вторые два - обязательны
2 Журналы можно вести в Экселе - удобно и быстро
3 Трудовые книжки обязаны хранится в несгораемом сейфе

[бух2007]

1 Первые два журнала - желательно, это удобно и необходимо в кадрах

Не вижу необходимости в них, особенно если численность маленькая.

Журналы можно вести в Экселе - удобно и быстро

В Экселе нельзя. Там подписи живые должны быть.

[Наминутку]

Бланки трудовых книжек (новые) это бланки строгой отчетности. На них обязательно нужен журнал, в котором учет ведется не только по количеству, но по номерам и сериям, да и по стоимости, т.к. заводя на нового сотрудника трудовую, вы по его заявлению высчитаете с первой зарплаты стоимость. Храниться трудовые должны обязательно в сейфе, это документ, по которому потом пенсию будут начислять, так что данные в ней очень ответственное дело.
Знаю историю, когда на титульном листе первый работодатель забыл поставить печать. Так работница полгода не могла пенсию оформить, т.к. вся книжка считалась недействительной из-за этого. Пришлось обращаться к архивам и долгую волокиту пройти, пока пенсию назначили.
Обязательно должны быть ЛНА (Локальные нормативные акты) и все работники поступающие ознакомлены с ними под роспись:
Положение об оплате труда
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о конфиденциальности персональных данных
Инструктаж по охране труда и пожарной безопасности
Должностные обязанности (на каждую должность)
График отпусков.
По крайней мере при проверке у нас требовали именно этот список.

[Drimo4ka]

Добрый день) Подскажите, пожалуйста, а где брать пломбу или наклейку (или что нужно) на журнал учета трудровых книжек?.. У нас четыре сотрудника, но все равно ведь нужно этот журнал вести?

[Nikost]

журнал учета трудровых книжек

это называется "книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них", см. п. 40 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

где брать пломбу или наклейку

на законодательном уровне это не регламентировано. В большинстве случаев достаточно, чтобы страницы были прошиты нитью, концы которой заклеиваются листком бумаги с надписью "Прошито и прошнуровано ... листов", подпись руководителя организации и печать (если есть).
И, ксатати, продаются уже готовые книги учета движения трудовых книжек в виде журнала

[Drimo4ka]

Nikost, Спасибо) а то посмотрела в Комусе наклейки, они там за комплект по 3000р. Думаю, наверное, не то что-то))

[Nikost]

Прошито и прошнуровано ... листов

ой, заметила неточность, прошу прощения... "Прошито и пронумеровано" должно быть, а не прошнуровано )))

в Комусе наклейки, они там за комплект по 3000р.

я на сайте Комуса нашла этикетки самоклеящиеся (Пронумеровано, прошито, скреплено) - упаковка из 240 штук за 488 руб.

[Drimo4ka]

Nikost, Спасибо большое Вам за неравнодушие и внимательность)