Как хранить электронную отчетеость и накладные

[minaeva vera]

Добрый день. Не могу понять как правильно. Усн доход.
Сдаю отчёты в электронном виде. Перпд этим их распечатываю на бумаге, дир подписывает.
А дальше скачиваю все файлы- отчёт, уведомления о получении, уведомление о вводе и плюс пдф с подписью храню в папке.
Так?
А накладные входящие в электронном виде - скачиваю файл , плюс распечатываю пдф.
Пдф тоже в папку с файлом.
Правильно?
Затем папка за январь, в ней папки по каждому поставщику, в каждой папке набор доуюкументрв.
Верно?
Или можно упростить?

[Январь]

Электронные документы хранятся электронно, их не надо печатать

[Генук]

Затем папка за январь, в ней папки по каждому поставщику, в каждой папке набор документов

Если накладных слишком много, то потом неудобно будет собирать для налоговой выборку по поставщику за длинный период.
Я бы лично продумал многоцифренное наименование файла накладной, куда входит не только дата, но и свой код поставщика, тогда удобно сразу сортировать все файлы лишь по этому параметру. Но если накладных не море, то не стоит и заморачиваться )

[minaeva vera]

Из печатать может не надо, но как проверять их наличие? Файлы с непонятными названиями, каа понять от кого какой.
А если распечатан, значит ит элек ровный точно есть

[Генук]

minaeva vera, личные фото как-то храните же в электронном виде или тоже их все распечатываете?

[Январь]

но как проверять их наличие?

В 1с, например, есть возможность отмечать, получены ли оригиналы. Можно это делать и любым иным способом. Печать не запрещено, но это избыточно.

Файлы с непонятными названиями, каа понять от кого какой.

А что мешает переименовать?

[minaeva vera]

Да... как я это... не подумала. Спасибо))

[Arhimed0]

а так же можно создать отдельные папочки. по контрагенту, по месяцу (другому периоду), по видам ПРиУ,.....

[Генук]

Arhimed0, замучаетесь потом собирать выборку из папочек. Лучше цифрами в наименовании по заранее выделенным позициям, легче собирать любые выборки.

[Посторонним_В]

А что мешает переименовать?

Тут нужно быть аккуратнее. Если файл подписан отсоединяемой ЭЦП, то при изменении наименования файла ЭЦП уже будет не действительна