недовоз товара

[Ксеня.П]

Мы работаем посредниками в сфере грузоперевозок (автотранспорт).
Получается участвуют в процессе (грубо говоря) такие стороны
1. Поставщики товара.
2. Наши клиенты (они же клиенты поставщиков товара)
3. Мы (посредники)
4. Перевозчики.
Нам клиенты прислали накладные на недовоз товара с фамилиями водителей. (Например, одну палку колбасы раздавили по дороге :-)). Мы берем эти затраты на себя, не перекидывая их на перевозчика.
Скажите, пожалуйста, какие документы мы должны оформить.Акт на недовоз? И как быть в этом случае с НДС? Мы же должны зачесть, Счет-фактура на недовоз?? Фамилии водителей нам вообще ни о чем не говорят. У нас нет ни машин, ни водителей, а только менеджеры, которые сводят клиента с перевозчиком. Так как товар тоже не наш, то вообще не могу понять ничего. Руководство согласно платить, просто хочется правильно оформить.

[Просто бухгалтер]

А нельзя на сумму недовоза уменьшить стоимость ваших услуг Клиенту?

[Ксеня.П]

Я бы так и сделала без заморочек. Но руководство боится, что у нас тогда не будет "бумажного" доказательства того, что мы оплатили "недовоз" и нам его могут снова предъявить к оплате. В общем как бы подстраховаться.
Мы не ищем легких путей

[degna]

Мы берем эти затраты на себя, не перекидывая их на перевозчика

может оформить как полученную претензию?
только я не думаю что вы можете возместить НДС по недовозу, если я праильно понимаю вашт услуги посреднические, товар не ваш, и перевозка не ваша,

[Ксеня.П]

Да, degna, все не наше. Правильно ли я поняла? Они нам пишут письмо в свободной форме, где высказывают претензию и желаемую сумму, которую хотят к возмещению. Мы им платим по этому письму. А потом мы куда относим эту сумму? Мы ее не можем включить в расходы по прибыли? и в расчете НДС не считаем?
Дело в том, что так похоже придется делать постоянно, товар такой, а договор у нас долгосрочный с этой фирмой. правомерно ли это?

[degna]

не можем включить в расходы по прибыли? и в расчете НДС не считаем?

да, я считаю что так, потому что вы свою работу, посредническую услугу выполнили как нужно, получается что вы возмещаете не свои убытки,

[degna]

письмо в свободной форме, где высказывают претензию и желаемую сумму, которую хотят к возмещению.

вообще-то товар им отправляют по торг-12 и есть акт по форме торг-2, к письму бы еще и торг-2 приложить, или хотя бы на торг-12 обычно при приеме товара пишут что позиция такая-то принята в таком-то количестве, хоть бы ксерокопию вам заверенную печатью, а так писем написать можно сколько хочешь

[Ксеня.П]

О-о-ох. спасибо большое. Попробую все-таки убедить полюбовно договориться и сойтись на варианте, который предложил Просто бухгалтер, а то одни убытки, да еще и бумажная волокита.

а насчет ТОРГ-2 и ТОРГ-12, дело в том, что товар то весь на месте, да только вид у него "нетоварный" (помяли, раздавили)
А ТОРГ-2 я так понимаю поставщикам предъявляется.

[degna]

на сумму недовоза уменьшить стоимость ваших услуг Клиенту

поставщик поставил на 10 рублей, покупатель оприходует на 8, как вы с ними будете договариваться? чтобы они приходовали и платили поставщику 10 ?

[Ксеня.П]

поставщик поставил на 10 рублей, покупатель оприходует на 8, как вы с ними будете договариваться? чтобы они приходовали и платили поставщику 10 ?

degna, поставщик поставил на 10 рублей, мы довезли за 2 рубля, часть помяли, пока везли. Нам предъявляют 10 копеек недовоз. Вот мы и выставим документы на оплату не на 2 рубля, а на 1р.90коп.

[degna]

Мы (посредники)

вы даже не везли, ну в принципе дело ваше

[Ксеня.П]

вы даже не везли, ну в принципе дело ваше

Это, да. Но тут уже вопросы политики. Директор хочет удовлетворить заказчика. А перевозчик плевать хотел на недовозы. В общем мое бухгалтерское дело все правильно отразить, чтобы еще и на налогах не потерять

[Просто бухгалтер]

Ксеня.П, чтобы остались бумажные доказательства можно доп.соглашение сделать с Клиентом (на основании их претензионного письма) об уменьшении стоимости ваших услуг на сумму претензии. Доп. соглашение будет внутренним документом, налоргам его показывать необязательно