Пример на поверхности. Миллер, директор "Газпрома" может подписать ЛЮБОЙ договор с кем угодно. Но если условия этого договора не утвердит Правление этого Газпрома (естественно, после визирования юристами), подписанный Директором договор не будет выполняться.
Даже в ООО оговорен порядок подписания договоров, заключения сделок и пр.
У "надлежащего лица" есть право подписать договор лишь после согласования сответствующим службами.
Да, ответственность - если кто-то что-то умыкнёт после такого договора несёт ислючительно директор (КоАП, УК итд).