Автомобили на балансе, списание ГСМ, использование служебных авто в личных целях

[Аноним]

Добрый день, в нашей организации числятся на балансе автомобили, которыми пользуются менеджеры. В связи с тем, что с парковочными местами возле офиса проблемы, менеджеры паркуют автомобили на ночь возле своих домов, а с утра едут на этих машинах на работу. Вопрос первый - нужно ли нам прописывать данный момент в каком-л. приказе как обоснование для списания бензина. Далее - иногда эти сотрудники ездят в выходные дни к себе на дачу на данных автомобилях. Чеки на бензин не приносят по этим поездкам, но при сопоставлении пробега автомобиля и расхода бензина сразу, что не хватает чеков и транспорт используется в личных целях. Каким образом посоветуете выйти из этой ситуации?
Большое спасибо заранее.

[Тоня]

Вопрос первый - нужно ли нам прописывать данный момент в каком-л. приказе как обоснование для списания бензина

имхо нет, какая разница где машины стоят, тем более стоянку вы не оплачиваете.

[Аноним]

имхо нет, какая разница где машины стоят, тем более стоянку вы не оплачиваете.

Но они оплачивают бензин, расходуемй на дорогу от стоянки до места работы. Поэтому надо издать приказ, разрешающий такую стоянку, приложить к нему фотографии стоянок и подробную карту с нанесенным на нее маршрутом от стоянки до места работы. В противном случае есть большой риск того, что налоговая выкинет расходы на бензин из затрат, а НДС по ГСМ из вычетов. Вот так!

[Белка ТНТ]

Поэтому надо издать приказ, разрешающий такую стоянку, приложить к нему фотографии стоянок и подробную карту с нанесенным на нее маршрутом от стоянки до места работы.

не забудьте тогда еще и навигатор приложить и снимок из космоса

но при сопоставлении пробега автомобиля

у меня водитель каждое утро и каждый вечер в путевом листе указывает показания спидометра, и когда он использует траснпорт в личных целях, то просто показания на конец дня не соответствуют показаниям на начало следующего рабочего дня

В связи с тем, что с парковочными местами возле офиса проблемы, менеджеры паркуют автомобили на ночь возле своих домов, а с утра едут на этих машинах на работу.

если вам так необходим данный прика, то издайте его.

[Аноним]

Мы спрашиваем, потому что не знаем что с этим делать, например 4808 км пробег за весь период, чеков сотрудник принес на 433,13 литров.
Если считать по нормам, получается 208,56 литров экономия бензина за весь период (2 месяца)!! Начинаю расспрашивать, выясняется, что некоторые чеки люди не приносят, так как ездят по личным делам.
Но что делать с этой экономией, ведь в каждом путевом листе ее видно?

[Тоня]

Путевк на машину как часто выписываете?

[Аноним]

2 раза в месяц

[Тоня]

Попросите в пятницу при выезде на дачу снять спидометр и по приезду с оной. И будете списывать топливо только по "рабочему" пробегу.

[Неизвестный]

Но они оплачивают бензин, расходуемй на дорогу от стоянки до места работы. Поэтому надо издать приказ, разрешающий такую стоянку, приложить к нему фотографии стоянок и подробную карту с нанесенным на нее маршрутом от стоянки до места работы. В противном случае есть большой риск того, что налоговая выкинет расходы на бензин из затрат, а НДС по ГСМ из вычетов. Вот так!

Тогда если развивать тему то предоставление служебного транспорта для личных целей можно считать доходом сотрудника полученным в натуральной форме и мы еще и НДФЛ должны с рыночной стоимости аналогичных услуг с него удержать...

[Неизвестный]

Ну еще и расходы на содержание автотранспорта (ремонт например) теоретически можно снять пропорционально километражу в производственных и личных целях

[Аноним]

Да уж, еще побегай за ними, с этим пробегом "до" и "после", "Неизвестный" прав, как только возникает "рабочий" и "нерабочий" пробег, сразу и их доход - удержание с зарплаты - никто не разрешит, и НДФЛ ... Это просто КАРАУЛ!!!
Ничего другого не смогла придумать, как попросить их принести чеков побольше...

[Белка ТНТ]

Неизвестный, у меня такое ощущение тчо вы легких путей не ищите

[Аноним]

Белка ТНТ, а Вы подскажите легкий путь!
Ведь если у Вас "показания на конец дня не соответствуют показаниям на начало след дня", Вы просто сознательно "закрываете глаза" на использование автомобиля в личных целях. Вас это не смущает?

[Неизвестный]

Ну легкий путь не всегда самый правильный...

Например заключить договор с сотрудниками в связи с нехваткой парковочных мест возле офиса о предоставлении частных площадей под стоянку и обеспечении охраны автомобиля в ночное время.

[Белка ТНТ]

Вас это не смущает

нет не смущает. Прошла не одна проверка, ничего по этому поводу не сказали. Я же не учитываю расходы на бензин в затратах.

[Аноним]

Неизвестный, хорошая мысль насчет договора, получается, фирма должна будет сотрудникам эти услуги оплачивать?

[Аноним]

Белка ТНТ, а как же Вы учитываете бензин, который они потратили для личных целей, чтобы их не учитывать? И по какиму налогам были вышеупомянутые проверки? Проверяли именно путевые листы?

[Белка ТНТ]

Аноним, у меня такое ощущение, что вы не прочитали мой пост
Повторяю

у меня водитель каждое утро и каждый вечер в путевом листе указывает показания спидометра, и когда он использует траснпорт в личных целях, то просто показания на конец дня не соответствуют показаниям на начало следующего рабочего дня

то есть если в показания спидометра не включены киллометры, которые сотрудник намотал личном пользовании, соответственно нет расхода бензина.

[Белка ТНТ]

И по какиму налогам были вышеупомянутые проверки?

была полная выездная. Тормошили все бумажки какие-только можно. Доходило до маразма квитанции почты не хотели принимать требовали кассовых чеков

Проверяли именно путевые листы

путевые проверяли, сверяли показания со спидометром, с накладаной на получение топлива.

[Тоня]

а как же Вы учитываете бензин, который они потратили для личных целей,

А зачем его учитывать?

[Белка ТНТ]

путевые проверяли

хорошо что у меня водитель конкретно указывает куда ездили например: предприятие такое адрес такой то, и тот кто брал машину расписывается путевом, а потом в конце дня руководитель своей подписью закрывает путевой. Поэтому вопросов по путевым не было.

А зачем его учитывать

как обычно согласна с Тоня,

[Аноним]

Для непонятливых можно - Ваш водитель, собираясь поехать по личным делам, выливает бензин фирмы и заливает свой? А потом наоборот?

[Белка ТНТ]

Аноним, без слов.

Нет наш водитель в наш бензин заливает свой, так как любой водитель ориентировочно знает сколько ему понадобится бензина

[Аноним]

Разница показаний на вечер и на утро говорит о том, что машина использовалась не по прямому назначению, ее могли сдать в аренду, дать покататься, на ней подрабатывать.
Скорее всего, при проверке, налоговики не обратили внимание на эту разницу, иначе вопросы сразу возникают...
Да и водитель у Вас один, пишет каждый день, утром и вечером, наши менеджеры так стараться не будут, у нас их несколько. Поэтому и цена ошибки выше.

[Белка ТНТ]

наши менеджеры так стараться не будут, у нас их несколько

будут если их обязать это делать

[Татта]

Попросите в пятницу при выезде на дачу снять спидометр и по приезду с оной. И будете списывать топливо только по "рабочему" пробегу.

А у сотрудника не возникает никакой выгоды от использования автомобиля в личных целях?

[Аноним]

А у сотрудника не возникает никакой выгоды от использования автомобиля в личных целях?

Они компенсируются моральными страданиями, связанными с тем, что марка испльзуемого в личных целях автомобиля не Феррари....

[Татта]

Они компенсируются моральными страданиями, связанными с тем, что марка испльзуемого в личных целях автомобиля не Феррари....

от чего же...

[Аноним]

от чего же...

Вам еще сотрудники не нужны?

[Аноним]

Согласна, что менеджеры с путевыми листами не дружат ))) как уж мы их не обязывали, все равно половину сами делаем. сошлись на электронном составлении путевок, так проще поправлять, если что для бухгалтерии не так. а то что киломметраж не сходится, мне кажется проблемы нет большой. максимум, к чему можно придраться - ошибка при заполнении путевого листа, а то что автомобиль в личных целях был использован - это еще доказать надо. никто же не пишет вам объяснительных, что, типа был на даче, поэтому километраж разный.