По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от имени и за счет принципала, права и обязанности возникают непосредственно у принципала (ст. 1005 ГК РФ).
К отчету агента (если договором не предусмотрено иное) должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала (п. 2 ст. 1008 ГК РФ).
Исходя из этой формулировки допустимо, чтобы агент, выступающий в сделке от своего имени, оставлял оригиналы документов у себя, а в качестве доказательств представил принципалу заверенные агентом копии. Копии должны непосредственно прилагаться к отчету (Письмо УМНС России по г. Москве от 11.04.2003 N 24-11/19980, Письма УФНС России по г. Москве от 08.12.2004 N 24-11/79072, от 17.09.2004 N 21-09/60455).
Подлинники документов нужны были бы в обязательном порядке, если бы агент выступал от имени принципала.
Важно, что в силу п. 3 ст. 1008 ГК РФ принципал, имеющий возражения по отчету, должен сообщить о них агенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым принципалом. Таким образом, по истечении указанного срока может сложиться ситуация, когда агент правомерно откажет в представлении доказательств в каком-либо виде и у принципала вообще не окажется никаких документальных свидетельств по сделке.
В случаях, когда документы не приложены к отчету, а принципал считает, что именно подлинники будут необходимыми доказательствами расходов, понесенных за его счет, в рамках возражений по отчету необходимо запрашивать именно документы (подлинники). Отказ агента может стать основанием для признания доверителем договора неисполненным, отказа в компенсации расходов и выплате вознаграждения. Ссылаться при этом можно на п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85. Документ говорит о возможности требовать от контрагента именно документы.
Удовлетворившись копиями, принципал должен удостовериться, что они верно заверены, ввиду того что именно заверение придает копии документа юридическую силу.
Копия документа согласно разд. 2 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, воспроизводит информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеет юридической силы.
Порядок заверения копий документов юридическими лицами определен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (п. 3.26), и Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (ред. от 08.12.2003) (п. 1). Указ применяется при заверении документов, выдаваемых контрагентам, по аналогии закона (ст. 6 ГК РФ).
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать. На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в организации, ее выдавшей.