Счет: оригинал и копия

[Second]

Доброго дня всем. Подскажите, пожалуйста, насколько серьезные последствия могут быть,если в оформлении банковских документов-выписок, п/п,счетов мы подкладываем копии счетов,а оригиналы не выспрашиваем у контрагентов и,соответственно,где-то около 60% оплачено сумм по копиям счетов. С некоторыми контрагентами, особо крупные суммы, у нас оформлены договора, правда в некоторых договорах ест фраза, что взаиморасчеты происходят по факту выставления счета. А с некоторыми (суммы маленькие) нет договоров,обычно это разовые платежи, редко постоянные.
Я вот не могу в голову взять какая в этом может опасность для организации? У нас фирма очень крупная, ФГУП, платежей очень много и ГБ настаивает на подборке всех оригиналов и подшивке их в банк,уже после оплат это происходит и по сути бухгалтер, отвечающий за банк 10% рабочего времени тратит на это дело.....Мне кажется это бессмысленная работа. Спасибо всем кто откликнулся.

[Storn]

Мне кажется это бессмысленная работа

и мне

[Свечков]

Вы должны с контрагентом заключить договор в письменной форме. Если "копия счета" на самом деле копия реально существующего документа, то все в общем-то в порядке. Если "копия счета" это экселевская табличка, то договора у вас нет.

[vaz]

Если "копия счета" это экселевская табличка, то договора у вас нет.

И самые печальные последствия этого факта - это отсутствие ясности в вопросе срока поставки (оказания услуг) и невозможность взыскать штрафные санкции (ну если это указано в подобной форме). Главное для организации это наличие всех правильно оформленных оригиналов первичных документов на закрытие на все отправленные (и полученные) платежи (накладные, акты и тд.)

[Second]

Вы должны с контрагентом заключить договор в письменной форме. Если "копия счета" на самом деле копия реально существующего документа, то все в общем-то в порядке. Если "копия счета" это экселевская табличка, то договора у вас нет.

В том-то и дело у нас со многими контрагентами договора составлены и подписаны. А счет оформлен,как реальный документ, с подписями и печатями, только в целях уменьшения времени на оплату, присылают счета по электронке.У нас очень долгий процесс оплат,поэтому,если еще и ждать ото всех контрагентов оригиналы счетов,то на месяц затянется оплата.

[Second]

И самые печальные последствия этого факта - это отсутствие ясности в вопросе срока поставки (оказания услуг) и невозможность взыскать штрафные санкции (ну если это указано в подобной форме). Главное для организации это наличие всех правильно оформленных оригиналов первичных документов на закрытие на все отправленные (и полученные) платежи (накладные, акты и тд.)

И я об этом говорю,что главное оформленные и подписанные ТН или акты со счет-фактурами. А не оригинал счета. Я не знаю,как правильно обосновать,чтобы не делать пустую работу. Мне не обосновывает ГБ,что нужны эти оригиналы, говорит нужны,а зачем...Я ей говорю,что не могу логически даже продумать,чем нам может грозить отсутствие оригинала.

[Свечков]

vaz, а если в так называемом "счете" вкуснющие шоколадки на миллион проплаченных рублей, а прислали навоз? И уж первичные документы на закрытие в полномпорядке. Это уже не так печально, как невозможность взыскать штрафные санкции?

[vaz]

"счете" вкуснющие шоколадки на миллион проплаченных рублей, а прислали навоз?

А в доверенности на получение шоколадок покупатель напишет вместо "шоколадки" другую номенклатуру: "навоз"? И в платежках ноне пишется наименование закупаемой продукции, а не только ссылка на номер счета.

[Свечков]

А при чем здесь доверенность? Вы можете и не принимать вообще этот навоз. Вывалят вам его под дверь и судитесь. А в платежке пишите что угодно. получите то, что указано в договоре купли-продажи.

[Свечков]

В том-то и дело у нас со многими контрагентами договора составлены и подписаны. А счет оформлен,как реальный документ, с подписями и печатями, только в целях уменьшения времени на оплату, присылают счета по электронке.

Я бы не стал требовать оригиналы в такой ситуации. Даже после оплаты. Перегибает ваш главный. Но это его решение, переубеждайте.

[Second]

Я бы не стал требовать оригиналы в такой ситуации. Даже после оплаты. Перегибает ваш главный. Но это его решение, переубеждайте.

Я пытаюсь.Логически оригинал должен быть,но фактически какие последствия.Вот и задала вопрос, так как никто не сталкивался с ситуацией, когда копия счета послужила проблемой какой-то во взаиморасчетах или спорах с налоговой инспекцией при наличии всех оригиналов подтверждающих затраты документов.А даже,если их нет вдруг, то оригинал счета явно не поможет не затраты к учету принять,не НДС учесть а ГБ мне даже не указывает документ какойОна просто говорит надо, Федя, надо.

[Аноним]

Последствий никаких нет. Счет ничего не значит, оплату вообще можно производить на основании договора, в котором указано за что и сколько и когда платят. Налоговая вам "ничег не сделает" за отстутствие счетов. Счет - это не налоговый и не бухгалтерский документ - это просто "предложение оплатить". Важно, чтобы были первичные документы - акты, накладные, счет-фактуры, упд. Копий счетов вполне достаточно. Вообще, если у вас принято собирать счета - не обязательно утолщать банк - подшивайте счета (оригиналы или копии - не важно) - в обычную папку в хронологическом порядке. Если потребуется счет - найдете быстро и не надо тратить много времени на то, чтобы подшить счета к платежкам. Если платежей много (более 60-80) - это крайне трудоемко. В платежке указан номер и дата счета - если будет надо - найдете в папке со счетами. Экономия времени большая от этого. И всем будет спокойно.